W obecnych czasach automatyzacja staje się kluczowa dla firm. Pozwala przede wszystkim oszczędzać czas i unikać błędów administracyjnych. Faktury cykliczne oraz masowa wysyłka faktur PDF to rozwiązania, które znacząco ułatwiają zarządzanie sprzedażą i księgowością. W programie ObSp możemy w prosty sposób generować i wysyłać faktury automatycznie, co minimalizuje ręczne działania. W tym artykule omówimy jak skonfigurować automatyczne fakturowanie w ObSp oraz jakie korzyści przyniesie to Twojej firmie.
Przewoźnik realizuje zlecenie, dostarcza towar, przesyła dokumenty i fakturę. Termin płatności mija, więc kontaktuje się z kontrahentem. W odpowiedzi słyszy: „nie mamy faktury” albo „prosimy o jej ponowne przesłanie”. Brzmi znajomo? Praktycy branży windykacyjnej mówią wprost – to jeden z najczęstszych scenariuszy, z jakimi spotykają się na co dzień. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w założeniu ma eliminować ten problem.
Jeszcze do niedawna w praktyce księgowej kluczowe znaczenie miały dwie daty – wystawienia faktury i wykonania usługi lub wydania towaru. Wraz z wejściem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), to podejście przestaje być wystarczające. Faktura ustrukturyzowana funkcjonuje bowiem w kilku „momentach” jednocześnie – jako dokument wystawiony, przesłany do KSeF oraz otrzymany przez nabywcę. Każde z tych zdarzeń może mieć odrębną datę, istotną z punktu widzenia rozliczeń i obiegu dokumentów.
25 lipca 2025 r. sejm uchwalił ustawę, która wprowadza na rynek Krajowy System e-Faktur (KSeF). Zgodnie z nowymi zasadami, od 1 lutego 2026 roku duże firmy, których sprzedaż przekracza 200 milionów złotych, będą musiały wystawiać faktury przez KSeF. Mniejsze przedsiębiorstwa dołączą do tego obowiązku trochę później – od 1 kwietnia 2026 roku. Kto i od kiedy będzie musiał realnie obsługiwać faktury przez KSeF?
Już w lutym KSeF stanie się obowiązkowy dla dużej grupy firm, a kolejni przedsiębiorcy dołączą do nich w kwietniu i w styczniu 2027 r. Mimo zbliżających się terminów, wielu z nich wciąż odkłada przygotowania. To błąd, który na tym etapie jest jednak wciąż odwracalny. Nadal można przygotować się do KSeF świadomie i bez nerwowej improwizacji.
Coraz więcej polskich firm współpracuje na stałe z zagranicznymi kontrahentami. Ci drudzy decydują się na opłacanie ciążących na nich zobowiązań finansowych w walucie swojego kraju lub w euro, albo w dolarach. Obowiązujące przepisy wymuszają na wystawcach faktury konieczność przeliczenia kwoty na walutę krajową.
Od początku 2022 r. funkcjonuje w Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF). Na razie korzystanie z niego jest dobrowolne, ale zgodnie z założeniami Ministerstwa Finansów, od II kwartału 2023 r. stanie się to obligatoryjne. Zgodziła się już na to Komisja Europejska. System przygotowywany jest do obsługi ponad 2 mld faktur miesięcznie! W ciągu dekady zbierze ok. 30 petabajtów danych.
Uchwalona przez Sejm ustawa wdrażająca e-Faktury została skierowana do dalszych prac legislacyjnych w Senacie. Korzystanie z systemu będzie obowiązkowe od 2023 roku, a wcześniej przedsiębiorcy będą mogli testować rozwiązanie dobrowolnie. Polska będzie 4. krajem UE wdrażającym e-Faktury.
Jak wynika z danych KRD, aż 1/3 firm z sektora MŚP wystawia miesięcznie mniej faktur niż przed pandemią.
22,1 faktury wystawiały średnio w III kw. 2023 mikro, małe i średnie firmy korzystające z platformy faktura.pl służącej do fakturowania i księgowania dokumentów on-line. Liczba faktur była wyższa niż na początku roku (21,1 w pierwszym kwartale). Przede wszystkim była wyraźnie większa niż w 3. kwartale 2022 (19,6). Może to oznaczać, że gospodarka ma się lepiej, przedsiębiorcy mają więcej zamówień, za które wystawiają więcej faktur.
Nieterminowe płatności niszczą sektor MŚP – średni czas zapłaty faktury to 3 miesiące i 12 dni
Przedsiębiorcy od kilku lat żyją w niepewności związanej z reformą w fakturowaniu, jaką jest Krajowy System e-Faktur. Rewolucja w wystawianiu faktur kojarzy im się z drastycznymi zmianami i obowiązkami, których woleliby uniknąć. Czy jednak wystawianie dokumentów w Krajowym Systemie e-Faktur rzeczywiście jest takie skomplikowane?
Jesteś influencerem, twórcą internetowym, a może dopiero zaczynasz swoją przygodę z działalnością online? Niezależnie od etapu, na którym jesteś – prędzej czy później przyjdzie moment, w którym będziesz musiał zmierzyć się z rozliczeniami podatkowymi. Współpraca z księgowym to w takim przypadku nie tylko konieczność, ale przede wszystkim ogromne ułatwienie i wsparcie w prowadzeniu legalnej, uporządkowanej działalności twórczej.
Prowadzisz biznes? Na pewno zdarzyło Ci się przeżyć niemałe zamieszanie związane z poszukiwaniem tej jednej „ważnej” faktury lub dokumentu, który akurat w tamtym momencie był niezwykle istotny i potrzebny.
Od początku roku możemy wysyłać faktury e-mailem. Wiele firm korzysta z tej możliwości już od dawna. Czy systemy informatyczne są gotowe, by sprostać oczekiwaniom użytkowników?