Płynność finansowa kontrahentów wpływa bezpośrednio na aktualną kondycję i przyszły rozwój przedsiębiorstwa. Opóźnienia w zapłacie za wykonaną usługę lub sprzedany towar mogą wstrzymać planowane inwestycje, a nawet utrudnić uregulowanie własnych zobowiązań. Jak wskazują badania Intrum, w związku ze spowolnieniem gospodarczym terminowa zapłata dostawcom stanowi spore wyzwanie dla połowy przedsiębiorców^[1]. Choć ryzyko opóźnień ze strony kontrahentów jest wkalkulowane w działalność gospodarczą, właściciele firm mogą je znacząco ograniczyć przy pomocy dostępnych danych i narzędzi.

Przedsiębiorcy w błędnym kole zaległości

Inflacja, wysokie ceny energii i echa pandemii – to kilka przykładów czynników, które w największym stopniu odbijają się na sytuacji finansowej firm. Nadwyrężony budżet skutkuje trudnościami z regulowaniem bieżących zobowiązań. Tego typu sytuacje nie należą do rzadkości – po pierwszym półroczu 2025 roku polskie przedsiębiorstwa miały łącznie 45,3 mld zł zaległośc^i[2], a liczba niesolidnych płatników wynosi niemal 320 tys.

Według badań Intrum niewypłacalność partnerów biznesowych stanowi poważne wyzwanie dla co piątej firmy. W przypadku 25 proc. brak terminowego regulowania należności znacząco ograniczył inwestycje na przestrzeni ostatnich 12 miesięcy^[3]. Przedsiębiorcy nie spodziewają się poprawy w najbliższej przyszłości. Wręcz przeciwnie – aż 51 proc. z nich uważa, że ryzyko opóźnień lub braku płatności od kontrahentów będzie w najbliższym roku jeszcze większe^[4].

– Opóźnienia w zapłacie za usługę lub towar zwykle nie wynikają ze złej woli kontrahenta, a przejściowych problemów finansowych lub sytuacji losowej, na którą przedsiębiorca nie ma wpływu. Jednak bez względu na przyczynę problemów skutki dla firmy są takie same – brak pieniędzy za wykonaną usługę lub dostarczony towar. W zależności od skali tego zjawiska konsekwencje mogą być różne, włącznie z zaburzeniem płynności finansowej firmy. Aby uniknąć wyzwań z opłaceniem własnych zobowiązań, przedsiębiorcy decydują się czasami na kredyt lub pożyczkę. Według danych NBP w pierwszym kwartale 2025 roku skala zobowiązań krótkoterminowych wzrosła o 2,7 proc. względem ostatniego kwartału 2024 roku^[5] – mówi Michał Pyziołek, ekspert Intrum.

Czy można przewidzieć ryzyko przed nawiązaniem współpracy?

Badania pokazują, że większość przedsiębiorców jest zabezpieczona na wypadek problemów z płynnością finansową. Aż 68 proc. z nich posiada poduszkę finansową na wypadek nieprzewidzianych sytuacji – to wzrost o 8 punktów procentowych w porównaniu do danych sprzed 2 lat. Sytuacja jest jednak bardzo zróżnicowana w zależności od branży, w której działa firma. Najwięcej zabezpieczonych finansowo przedsiębiorstw działa w obszarze usług (78 proc.) i przemysłu (74 proc.), z kolei najmniej – w transporcie (53 proc.) i budownictwie (48 proc.)^[6].

Informacje o poduszce finansowej nie są jednak jawne, a przedsiębiorcy raczej niechętnie o tym mówią. Perspektywa nawiązania współpracy z nowym partnerem biznesowym zawsze wiąże się więc z pewnym ryzykiem. Można je jednak znacząco ograniczyć, badając sytuację finansową kontrahentów przy pomocy dostępnych baz danych.

– Proces ten warto rozpocząć od sprawdzenia Biur Informacji Gospodarczej. W ten sposób przedsiębiorca może pozyskać dane o zobowiązaniach potencjalnego kontrahenta, w tym liczbie wierzycieli, kwocie zaległości oraz datach ich powstania. W przypadku spółek źródłem wiedzy na temat kondycji finansowej firmy są sprawozdania opublikowane w Krajowym Rejestrze Sądowym. Należy jednak pamiętać, że brak niepokojących informacji z tych i innych źródeł nie oznacza, że ryzyko jest zerowe. Płynność finansowa firmy może zmienić się w każdym momencie, dlatego warto rozszerzyć swoje rozeznanie o analizę całego otoczenia biznesowego, w tym sytuacji w branży, w której działa potencjalny kontrahent. Pomocne mogą okazać się branżowe raporty, dane z instytucji statystycznych, a także badania i prognozy ekspertów. Warto też zasięgnąć opinii innych kontrahentów, którzy mieli już doświadczenie we współpracy z daną firmą – dodaje Michał Pyziołek.

Po podpisaniu umowy: obserwacja i reagowanie

Podpisanie umowy nie powinno kończyć procesu sprawdzania kontrahenta. Obserwacja przebiegu współpracy, w tym dotrzymywania terminów płatności oraz reakcji na ewentualne przypomnienia, jest bardzo ważnym sygnałem na przyszłość. Należy jednak wziąć pod uwagę, że problemy z płatnością mogą być tymczasowe, a celem partnera biznesowego jest jak najszybsze uregulowanie swoich zobowiązań. Nie zawsze więc warto decydować się na radykalne kroki.

Często wystarczy zwykła rozmowa z kontrahentem – kontakt telefoniczny jest uznawany za najlepszą formę odzyskania należności przez 27 proc. przedsiębiorców. Skuteczne okazują się również wezwania do zapłaty (ponad 21 proc. odpowiedzi), e-maile i wiadomości SMS (niemal 15 proc.) oraz negocjacje dotyczące rozłożenia płatności na raty lub przedłużenia terminu zapłaty (ponad 14 proc.)^[7].

– Przedsiębiorcy stawiają na polubowne metody odzyskania należności, które – jak pokazują dane – najczęściej okazują się skuteczne. Bardziej radykalne kroki, takie jak pozew sądowy czy wpisanie kontrahenta do rejestru dłużników, są wybierane zdecydowanie rzadziej. Przyczyną rezygnacji z tej formy mogą być obawy przed pogorszeniem się relacji z partnerami biznesowymi i zamknięciem drogi do dalszej współpracy. Trzeba jednak pamiętać, że niektórzy kontrahenci celowo wykorzystują opóźnienia w płatnościach jako element swojej strategii biznesowej, dlatego w pewnych przypadkach powyższe kroki stają się koniecznością – podsumowuje Michał Pyziołek, ekspert Intrum.

„Lepiej zapobiegać, niż leczyć” – choć to powiedzenie Hipokratesa odnosiło się do zdrowia, doskonale sprawdza się również w obszarze relacji biznesowych. Sprawdzanie płynności finansowej kontrahentów przed podpisaniem umowy, obserwacja przebiegu współpracy oraz analiza sytuacji w branży pomagają przygotować się na potencjalne wyzwania. Systematyczne stosowanie tych praktyk stanowi fundament bezpiecznego prowadzenia biznesu i budowania trwałych relacji z partnerami.

^[1] Intrum European Payment Report 2025

^[2] BIG InfoMonitor, Firmy odbudowują poduszkę finansową, ale zaległości im wciąż przybywa, 2025

^[3] Intrum European Payment Report 2025

^[4] Intrum European Payment Report 2025

^[5] Narodowy Bank Polski, 2025, Szybki Monitoring NBP, nr 3/25

^[6] BIG InfoMonitor, Firmy odbudowują poduszkę finansową, ale zaległości im wciąż przybywa, 2025

^[7] BIG InfoMonitor, BIG Liczba: Aż 62 proc. przedsiębiorców uważa, że upominanie się o zaległą płatność nie psuje im dobrych relacji z kontrahentami, 2025