Workation, czyli połączenie pracy zdalnej z możliwością podróżowania i korzystania z wakacji, zyskało w ostatnich latach sporą popularność. Taka forma pracy nie jest jednak dla każdego. Choć z pozoru atrakcyjna, ma też ciemną stronę, a problemy czasem przewyższają korzyści. Co powinni wziąć pod uwagę pracodawcy i pracownicy przed podjęciem decyzji o workation?

Co to jest workation i od kiedy obowiązuje w Polsce?

Workation to połączenie słów „work" (praca) i „vacation" (wakacje). Oznacza możliwość wykonywania pracy zdalnej spoza granic Polski. Elastyczne godziny pracy, realizacja obowiązków służbowych i korzystanie z atrakcji danego miejsca – brzmią kusząco. Jednak workation ma też swoje wady.

- W Polsce workation nie jest uregulowane w odrębnych przepisach prawnych. W wyniku nowelizacji Kodeksu Pracy z 1 grudnia 2022 r. wprowadzono jednak definicję pracy zdalnej oraz regulacje dotyczące tej formy wykonywania obowiązków. Praca zdalna, która może być realizowana w ramach workation, jest raczej oparta na umowie między pracownikiem a pracodawcą, ustalającej warunki i zasady pracy zdalnej z uzgodnionego z pracodawcą miejsca – tłumaczy Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Workation często jest mylony z pracą w czasie urlopu. Warto jednak pamiętać, że ten model nie jest prawdziwym wypoczynkiem. Pracownik, korzystając z workation, musi pozostać dostępny i wykonywać wszystkie zadania zgodnie z ustaleniami z pracodawcą.

Workation nie zawsze korzystne. Możliwe problemy podatkowe

Choć wydaje się, że taki tryb pracy jest bardzo atrakcyjny dla pracownika, czasami zdarza się, że firmy nie wyrażają na niego zgody. Dlaczego? Jednym z ważniejszych powodów są zawiłości podatkowe.

- Przy workation poza granicami Polski pracodawcy i pracownicy muszą zwrócić uwagę na konkretne przepisy dotyczące podatków i zatrudnienia obowiązujące w kraju, w którym będzie realizowana praca zdalna. Chodzi tu przede wszystkim o określenie kraju rezydencji podatkowej pracownika i czas wykonywania pracy na terenie obcego państwa – mówi Kamila Cieszkowska, współwłaściciel biura rachunkowego Podatnik P&K Cieszkowscy.

Istotnym problemem jest praca w kraju, z którym Polska nie ma podpisanej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. W takim przypadku analiza konsekwencji związanych z pracą w danym państwie musi być oparta wyłącznie na przepisach tego kraju.

- Może się zdarzyć, że dochód uzyskany z pracy za granicą podlega opodatkowaniu w tym państwie nawet od pierwszego dnia. Dodatkowo polski pracodawca może być zobowiązany do rejestracji i działania jako płatnik w tym kraju – dodaje Kamila Cieszkowska.

Przed wyrażeniem zgody na workation pracodawca powinien zatem dobrze przeanalizować zapisy w międzynarodowych umowach o unikaniu podwójnego opodatkowania. W przypadku braku takich umów między Polską a krajem, w którym pracownik wykonuje pracę zdalną, obowiązują przepisy podatkowe tego kraju bez zastosowania zasad rezydencji podatkowej. A to rodzi kolejne komplikacje, nie tylko dla pracownika, który chce rozliczyć PIT, ale też dla księgowości firmy, a której pracuje.

Workation a ubezpieczenia społeczne

Workation może też generować dodatkowe problemy związane z ubezpieczeniami społecznymi. Przy pracy zdalnej za granicą, szczególnie w krajach Unii Europejskiej, kwestie ubezpieczeń społecznych są zazwyczaj prostsze do uregulowania dzięki koordynacji systemów ubezpieczeń społecznych. Pracodawca powinien jednak pamiętać o konieczności rejestracji i odprowadzania składek na ubezpieczenie społeczne w odpowiednim kraju. Jeśli praca za granicą jest przejściowa, umowy między państwami pozwalają kontynuować opłacanie składek wyłącznie w Polsce.

- Prawo dotyczące pracy zdalnej może wymagać od pracodawcy rejestracji w odpowiedniej zagranicznej instytucji ubezpieczeń społecznych, nawet od pierwszego dnia pracy zdalnej. W ramach tych przepisów pracodawca może być zobowiązany do potrącania i odprowadzania składek na ubezpieczenie społeczne w tym państwie – dodaje Krzysztof Wojtas.

Uregulowanie kwestii BHP

W przypadku wyrażenia zgody na workation pracodawca ma także obowiązek zapewnić pracownikom pracującym zdalnie bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Ocena bezpieczeństwa i ewentualny wypadek przy pracy pociągający za sobą skomplikowane konsekwencje prawne – mogą stanowić spore wyzwanie.

Monitorowanie i raportowanie utrudnia workation

W przypadku workation niezmiernie ważne jest szczegółowe monitorowanie oraz raportowanie przebiegu i czasu pracy, co skutkuje dodatkowym obciążeniem pracownika i pracodawcy.

- Monitorowanie i raportowanie czasu spędzonego przez pracownika w danym kraju jest niezbędne do uniknięcia potencjalnych problemów podatkowych. Jeśli istnieją istotne zmiany dotyczące rezydencji podatkowej pracownika, należy odpowiednio dostosować obowiązki podatkowe do czasu pracy. W tym przypadku mogą pomóc różnego rodzaju rozwiązania technologiczne, wspierające pracę zespołową, realizację zadań online czy tworzenie harmonogramów z przypisaniem do konkretnych osób i z zaznaczeniem czasu, jaki został poświęcony na wykonanie poszczególnych czynności – dodaje Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.

Z drugiej strony popularyzacja workation może zachęcić przedsiębiorców do wdrażania rozwiązań informatycznych, które pozwalają na skuteczną i efektywną pracę rozproszonych zespołów. Repozytoria faktur i umów dostępne w chmurze, elektroniczny obieg dokumentów, narzędzia do przeprowadzania spotkań online, współdzielenie plików – to wszystko nie tylko ułatwi, a nawet umożliwi pracę grupową na odległość, ale też w ostatecznym rozrachunku przyniesie oszczędność czasu i pieniędzy.

Na dokładkę dodatkowe koszty

Należy pamiętać, że w niektórych krajach publiczna opieka zdrowotna może być dostępna na innych zasadach niż w Polsce. Trzeba się liczyć z tym, że pracownik będzie musiał ponieść większe opłaty za wizyty lekarskie, leki czy hospitalizację. Pracodawca powinien zatem rozważyć wykupienie prywatnego ubezpieczenia medycznego dla swoich pracowników, aby zapewnić im odpowiednią ochronę zdrowotną w trakcie pracy za granicą. A to rodzi kolejne koszty…

W dobie globalizacji i rozwijającej się pracy zdalnej niektórzy pracodawcy mogą być skłonni pozwolić swoim pracownikom na workation z dowolnego miejsca na świecie, niezależnie od konsekwencji prawnych. Zanim to zrobią, powinni jednak zapoznać się z regulacjami prawnymi związanymi z pracą zdalną za granicą. Tym bardziej że organy kontrolne nie próżnują i coraz częściej sprawdzają, na jakich zasadach w firmach odbywa się praca zdalna. Kontrole mogą obejmować weryfikację miejsc przebywania pracowników i spełnianie wymogów formalnych pracy w innym kraju. Warto się na to zawczasu przygotować.