38 proc. pracowników bardzo często lub codziennie doświadcza uczucia stresu w pracy – wynika z badania „Dobrostan pracownika, czyli wellbeing w pracy” z 2023 r. Z narastającą presją od lat walczy branża księgowa. Codzienne obowiązki, ciągłe zmiany w przepisach, ograniczony czas na zapoznanie się z nimi i ich wdrożenie tylko zwiększają stres. Wprowadzenie w życie dyrektywy work-life balance ma za zadanie poprawić jakość życia zatrudnionych we wszystkich sektorach gospodarki. Ale czy uda się to również w księgowości?

Dyrektywa work-life balance nie dla księgowego?

Według badania “Bezpieczeństwo Pracy W Polsce 2023. Dobrostan pracownika, czyli wellbeing w pracy” zrealizowanego przez Koalicję Bezpieczni w Pracy, tylko 37 proc. ankietowanych pracodawców deklaruje wdrożenie nowych zasad związanych z nowelizacją Kodeksu pracy wprowadzających zapisy tzw. dyrektywy work-life balance.

Dyrektywa work-life balance jest inicjatywą Unii Europejskiej. Jej głównym celem jest zapewnienie pracownikom lepszej jakości życia oraz wyrównanie szans w dostępie do rynku pracy. Dotyczy między innymi przyznawania praw do elastycznego czasu pracy i pracy zdalnej, a także ułatwienia dostępu do urlopów rodzicielskich i opieki nad dziećmi. Jej zapisy obejmują też przyznanie pracownikom klarownych praw do urlopów wypoczynkowych i ograniczenia pracy w godzinach nadliczbowych. Brzmi fantastyczne, ale czy w wymagającej branży księgowej łatwo wdrożyć te założenia?

Grudzień – stres, luty – stres, w kwietniu jeszcze gorzej…

W księgowości najważniejsze czynności związane z formalnościami podatkowymi rozpoczynają się już w grudniu, a ich intensywność narasta w kolejnych miesiącach, osiągając szczyt zazwyczaj w kwietniu. To właśnie w tym okresie księgowi oraz pracownicy działów finansowych są szczególnie obciążeni pracą. Przygotowują i składają różnego rodzaju deklaracje, roczne rozliczenia podatkowe oraz raporty finansowe. W tym czasie nadgodziny są normą, a odpoczynek po pracy staje pod znakiem zapytania. O urlopy też trudniej…

Zestresowany jak… księgowy

Choć mały poziom stresu może działać jako bodziec motywujący do pracy, to nadmierny stres, wynikający np. z niepewności co do interpretacji obowiązujących przepisów oraz presji czasu, może negatywnie wpłynąć na efektywność pracy księgowych. Brak klarowności i stabilności w miejscu pracy prowadzi do dezorientacji i zniechęcenia, co w konsekwencji może powodować obniżenie nastroju, a nawet depresję.

- Zmiany w przepisach i ciągłe wyzwania sprawiają, że stres w pracy księgowych pozostaje poważnym problemem, wymagającym skutecznych strategii i wsparcia ze strony pracodawców. Jednym z dobrych pomysłów na poprawę jakości pracy działów księgowych jest wyposażenie firmy w nowoczesne narzędzia, które automatyzują, systematyzują i usprawniają pracę – tłumaczy Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Młodzi księgowi mówią dość!

Jednak nowe pokolenie księgowych wchodzące na rynek pracy już na etapie rekrutacji stawia pytania o elastyczne godziny, pracę zdalną czy możliwość dłuższych urlopów. To sygnał dla branży, że musi zmierzyć się z tymi oczekiwaniami, aby pozostać atrakcyjna dla przyszłych pracowników.

- Work-life balance to nie tylko odpoczynek, ale też bardzo dużo innych czynników mocno zakorzenionych w kulturze organizacyjnej firmy. To także dostęp do technologii – szczególnie ważny dla młodszych pracowników. Im naprawdę zależy na korzystaniu z technologii, bo wiedzą, jak bardzo one upraszczają pracę. To także możliwość pracy hybrydowej, zadaniowej, o którą też coraz częściej kandydaci pytają podczas rozmów kwalifikacyjnych. I to naprawdę nie jest tak, że pracownicy w domach udają, że pracują. Wielu jest bardziej produktywnych. Nie muszą tracić czasu na dojazdy, nie denerwują się, stojąc w korkach, po prostu wstają, siadają do komputera i pracują. Ale do tego też trzeba mieć odpowiednie technologie i narzędzia umożliwiające taką pracę. Od innowacji nie uciekniemy – podkreśla Kamila Cieszkowska, księgowa, właścicielka Biura Rachunkowego Podatnik P&K Cieszkowscy. 

Rola nowoczesnych narzędzi w usprawnianiu pracy księgowości

Jedną z podstawowych zalet technologii jest to, że odciąża pracowników od powtarzalnych, prostych czynności, które nie wymagają dużo uwagi, ale zabierają czas. Należą do nich między innymi przepisywanie danych z faktur do systemów czy przeszukiwanie segregatorów w poszukiwaniu konkretnych dokumentów. Dzięki takim narzędziom jak OCR (czyli optyczne odczytywanie tekstu), e-archiwum ze skuteczną wyszukiwarką czy elektroniczny obieg dokumentów księgowi mogą poświęcić się ambitniejszym zadaniom i oszczędzić sporo czasu.

Nowoczesne aplikacje pozwalają między innymi na akceptację dokumentów jednym kliknięciem, automatyczne wyszukiwanie i wskazywanie duplikatów, rozwiązywanie problemów z podwójnymi płatnościami za faktury, automatyczny odczyt dokumentów z potrzebnymi danymi do księgowania czy automatyczne wskazywanie propozycji kategorii księgowych dla dokumentu. Bez pomocy technologii opartych na sztucznej inteligencji wykonywanie takich czynności zajęłoby księgowym wiele godzin.

Wakacje bez sprawdzania maili

Co więcej, innowacyjne rozwiązania zapewniają nie tylko szybszą pracę, ale i spokojniejszy urlop. Elektroniczny obieg dokumentów daje dostęp do plików wielu osobom i umożliwia delegowanie zadań w poszczególnych działach. Pracownicy mogą współpracować nad dokumentami w czasie rzeczywistym. Mogą je akceptować, przesyłać i komentować, co eliminuje potrzebę ich fizycznego przekazywania i zwiększa efektywność pracy, nawet w rozproszonym środowisku. Tego typu ułatwienia sprawiają, że zastępcy nie muszą zasypywać odpoczywającego księgowego pytaniami na temat różnych dokumentów. Mają do nich swobodny dostęp, a sztuczna inteligencja pomaga im powiązać faktury z transakcjami i być zawsze na bieżąco z sytuacją finansową firmy.

Work-life balance na wyciągnięcie ręki

Zautomatyzowana praca, odciążenie w codziennych zadaniach, więcej czasu dla siebie i rodziny, a także spokojny i nieprzerwany urlop to podstawy pracy zgodnej z filozofią work-life balance.

- Nowoczesne aplikacje pomagają pracownikom księgowości mniej się stresować. Dzięki nim ich praca jest szybsza i łatwiejsza, co oznacza, że mogą skończyć więcej zadań w krótszym terminie. To pozwala im odpoczywać i spędzać czas z bliskimi, nie muszą już bowiem zabierać pracy do domu. Korzystanie z takich narzędzi po prostu poprawia jakość życia w pracy i poza nią – dodaje Krzysztof Wojtas z SaldeoSMART.

Dzięki współczesnym technologiom firmy mogą spełnić wymagania dyrektywy work-life balance, a także zmniejszyć stres związany ze specyfiką pracy. Pracownicy są w stanie realizować swoje zadania szybciej, efektywniej, wygodniej i pod mniejszą presją. A to przekłada się nie tylko na większą wydajność, ale też na lepsze samopoczucie i większe zadowolenie z pracy.