1 lipca 2024 roku w Polsce obowiązkowe stanie się korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). To zmiana nie tylko w sposobie wystawiania i przesyłania dokumentów, ale też w pracy księgowych. Jednak czy KSeF oznacza koniec księgowości, jaką znamy? Czy nowy system odbierze pracę księgowym i biurom rachunkowym?

Księgowi mają wątpliwości

KSeF budzi sporo wątpliwości. Według badania “KSeF – Fakty. Obawy. Wątpliwości” przygotowanego przez Unifiedpost Group księgowi boją się przede wszystkim tego, że przedsiębiorcy nie zrozumieją zasad działania nowego systemu. To z kolei może prowadzić do różnych problemów, takich jak błędne wypełnianie dokumentów czy zgłaszanie niepoprawnych danych.

40 procent ankietowanych księgowych spodziewa się trudności technicznych w działaniu samego narzędzia, które będą komplikować pracę i generować dodatkowy stres. Około 34 procent badanych uważa, że przepisy związane z KSeF są niejasne, co może prowadzić do problemów z ich interpretacją.

Księgowych niepokoi także to, że przedsiębiorcy, z którymi współpracują, będą niezadowoleni z nowego systemu. Jeśli nie zrozumieją, jak działa KSeF, lub narzędzie będzie generowało problemy, mogą zacząć obwiniać księgowych za te trudności.

- Księgowi wciąż nieufnie podchodzą do KSeF-u. Moim zdaniem nie mają się jednak czego bać. KSeF to poważny krok w stronę cyfryzacji i automatyzacji procesów księgowych. Nie oznacza on jednak, że księgowi zostaną zastąpieni przez maszyny. W rzeczywistości KSeF ma na celu usprawnienie pracy księgowych poprzez zmianę standardów i narzędzi, z których korzystają. Najważniejsze jest to, by byli dobrze przygotowani do obsługi nowego systemu i mogli skutecznie wspierać swoich klientów lub pracodawców – mówi Edyta Wojtas, założycielka i wiceprezes zarządu firmy BrainSHARE IT, producenta aplikacji SaldeoSMART.

Nie tylko ciemne strony. Zalety KSeF oczami księgowych

Księgowi dostrzegają też dobre strony nowego systemu. 56 procent ankietowanych przyznaje, że KSeF przynosi przyspieszenie i automatyzację procesów przetwarzania dokumentów. To ogromna zaleta, ponieważ skrócenie czasu pracy nad fakturami pozwala na większą wydajność i efektywność.

Specjaliści z branży doceniają też eliminację problemu zagubionych faktur, która przekłada się na zmniejszenie poziomu stresu i ilości czasu poświęcanego na odnajdywanie potrzebnych dokumentów. Dla 36 procent księgowych istotne jest również zminimalizowanie liczby błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych. Nieco ponad 16 procent respondentów wskazuje, że główną korzyścią KSeF jest uszczelnienie systemu podatkowego.

- Według mnie Krajowy System e-Faktur jest naprawdę świetnym rozwiązaniem. I to zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla biur rachunkowych. Przede wszystkim pomoże rozwiązać problem zagubionych faktur, dokumentów, które nie docierają na czas, bo są przewożone w aucie, przechowywane w domach itd. W wielu przypadkach trafiają do księgowego w momencie, w którym nie da się już odliczyć podatku VAT. Każdy system, który pomoże to ustrukturyzować, uporządkować i gromadzić dokumenty w jednym miejscu, jest dobrym pomysłem – podkreśla Kamila Cieszkowska, księgowa, właścicielka Biura Rachunkowego Podatnik P&K Cieszkowscy.

Co zmieni KSeF? Niepewność przedsiębiorców szansą dla księgowych

KSeF zautomatyzuje wiele rutynowych zadań księgowych i biur rachunkowych. To nie oznacza jednak, że specjaliści z tej branży staną się zbędni. Wręcz przeciwnie. Ich rola będzie bardziej strategiczna i wartościowa. Co więcej, z uwagi na obawy przedsiębiorców przed nowym systemem pracy dla księgowych może być jeszcze więcej.

- Wbrew obawom KSeF to duża szansa dla branży księgowości. Prawdopodobnie przyczyni się do wzrostu liczby klientów korzystających z usług biur rachunkowych. Przedsiębiorcy, choćby ze względu na brak pewności lub skomplikowane procedury związane z KSeF, coraz częściej decydują się na skorzystanie z wiedzy i doświadczenia profesjonalistów lub sięgają po zintegrowane z KSeF platformy wspierające procesy księgowe – dodaje Edyta Wojtas z SaldeoSMART.

Wielu przedsiębiorców wciąż nie wie, jak działa KSeF. Nawet ci, którzy do tej pory sprawnie radzili sobie z samodzielnym rozliczaniem swoich finansów, zaczynają teraz szukać wsparcia księgowych i biur rachunkowych. Chcą nie tylko zrozumieć nowy system, ale także nauczyć się z niego efektywnie korzystać. Konsultacje z księgowymi i biurami rachunkowymi stają się więc nieocenionym źródłem informacji w zakresie nowych wymogów i możliwości, jakie niesie ze sobą KSeF.

Nowa wartość księgowych w świecie KSeF

Wprowadzenie KSeF to nie tylko szansa na nowych klientów dla biur rachunkowych, ale także okazja do udowodnienia wartości, jaką wnoszą księgowi do procesu rozliczeń w dobie KSeF. Ich doświadczenie i profesjonalizm będą zyskiwać na znaczeniu. Także dlatego, że nowy system usprawni ich pracę i da dodatkowy czas, który będą mogli poświęcić innym aspektom księgowym, np. analizie finansowej czy optymalizacji kosztów. A to z kolei da im szansę na poszerzenie portfolio klientów.

- Klienci korzystający z usług księgowych lub systemów zintegrowanych z KSeF również zyskują. Dzięki nowym możliwościom nie tylko mogą szybciej otrzymać zwrot VAT, ale też mają wygodny dostęp do informacji zawartych na fakturach – mówi Edyta Wojtas z SaldeoSMART.

Już teraz dzięki współczesnym technologiom proces księgowania jest częściowo zautomatyzowany, ale nadal wymaga wiedzy i weryfikacji specjalisty. Dla przykładu – automatyczne wczytywanie faktur z wykorzystaniem technologii OCR odciążyło księgowych w żmudnym, ręcznym przepisywaniu dokumentów, ale nie zabrało im pracy. Księgowi nadal odgrywają kluczową rolę w zapewnieniu poprawności zaksięgowanych danych oraz dokładności dekretacji.

- Moim zdaniem od 1 lipca 2024 roku księgowość stanie się bardziej efektywna, ale KSeF nie wyeliminuje roli specjalisty. Nadal będziemy potrzebować wiedzy i doświadczenia księgowego – zauważa Edyta Wojtas.

KSeF to nie konkurencja, lecz szansa na rozwinięcie umiejętności i dostosowanie się do nowych standardów pracy. Wszystko wskazuje na to, że zainteresowanie biurami rachunkowymi, które specjalizują się w systemie KSeF, będzie rosnąć, a samo narzędzie przyniesie korzyści zarówno księgowym, jak i ich klientom.