5 GRUDNIA 2011 8.30 – 16.30

RODZAJE WSPÓŁCZESNEJ DOKUMENTACJI
• dokument – pojęcie i rodzaje
• udostępnianie dokumentów
• ochrona prawna dokumentów wynikająca z: ustawy archiwalnej, kodeksu karnego, innych przepisów prawnych /np. ochrona danych osobowych, o dostępie do informacji niejawnych, o dostępie do informacji publicznej/

PRZEPISY PRAWA POLSKIEGO
• „konstytucja archiwalna” – ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o :Narodowym Zasobie Archiwalnym i Archiwach
• klasyfikacja i :kwalifikacja dokumentacji aktowej z :podziałem na materiały archiwalne kat. „A” oraz materiały niearchiwalne kat. „B”
• pojęcie Narodowego Zasobu Archiwalnego
• obowiązki aktotwórcy /instytucji tworzącej dokumentację/
• różnice pomiędzy „archiwum zakładowym” a :„składnicą akt”
• procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej
• procedura przekazywania akt do archiwum państwowego lub jednostek nadrzędnych, po okresie przechowywania u :aktotwórcy

PRZEPISY PRAWA UNIJNEGO
• opracowanie i :dokonywanie zmian w :instrukcjach kancelaryjnych i :rzeczowych wykazach akt w :związku z realizacją projektów unijnych
• wartościowanie i :ustalanie kategorii archiwalnych - okresów przechowywania właściwych dla dokumentacji realizowanych projektów unijnych
• gromadzenie i :archiwizacja dokumentacji projektów unijnych
• archiwizowanie i :przechowywanie dokumentów projektu przez beneficjentów, partnerów i :podwykonawców

STANDARDY DZISIEJSZEGO ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO /SKŁADNICY AKT/ I :ARCHIWISTY
• zakres obowiązków spoczywających na osobie prowadzącej archiwum /składnicy akt/
• gromadzenie, przechowywanie i :udostępnianie akt
• zarządzanie dokumentacją aktotwórcy
• wymogi organizacyjno–techniczne
• wykształcenie, umiejętności oraz predyspozycje osobiste pracowników archiwum
• lokal oraz wyposażenie archiwum, niezbędne warunki techniczne, odpowiednia temperatura, wilgotność oraz naświetlenie
• topograficzne rozmieszczenie dokumentacji w archiwum
• przyjmowanie akt z :komórek organizacyjnych na podstawie „Instrukcji organizacji i :zakresu działania archiwum lub składnicy akt”, tzw. instrukcji archiwalnej

ELEKTRONICZNY PROGRAM ARCHIWISTYCZNY – NARZĘDZIE WSPÓŁCZESNEGO ARCHIWISTY

OBIEG DOKUMENTÓW – FORMA TRADYCYJNA I :ELEKTRONICZNA

INSTRUKCJA KANCELARYJNA I :RZECZOWY WYKAZ AKT
• obieg akt /zasadnicze etapy obiegu dokumentacji – punkty zatrzymania/
• zasady przyjmowania i :przesyłania wpływów

NOWA INSTRUKCJA KANCELARYJNA /obowiązywanie od 1.01.2011/
• obieg dokumentacji papierowej
• obieg dokumentacji elektronicznej

ARCHIWIZACJA DOKUMENTÓW

ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI UNIJNEJ

6 GRUDNIA 2011 8.45 – 16.30

ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI – WARSZTATY
1. dokumentacja aktowa
2. dokumentacja z projektów unijnych
3. dokumentacja techniczna
• Przekazanie akt spraw zakończonych do archiwum zakładowego /składnicy akt/
• Sporządzenie odpowiednich spisów zdawczo–odbiorczych oddzielnie dla kategorii „a” i „b”
• Nadanie teczkom sygnatury akt
• Sporządzenie wykazu spisów zdawczo–odbiorczych
• Przygotowanie zarządzenia powołującego komisję do brakowania
• Sporządzenie spisu dokumentacji niearchiwalnej

WYPEŁNIENIE PROTOKOŁU OCENY DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ
• Wypełnienie wniosku do archiwum państwowego z prośbą o wydanie jednorazowego zezwolenia na zniszczenie akt
• Dokonanie opisu teczek
• Schowanie teczek do pudeł archiwistycznych
• Wypełnienie wezwania do przekazania akt
• Wypełnienie karty wypożyczenia – udostępnienia akt
• Wypełnienie karty zastępczej wypożyczonych akt
• Opisanie teczki akt osobowych
• Sporządzenie ewidencji teczek akt osobowych

ROZSZERZENIE RWA /NP. POPRZEZ PODZIELENIE DOKUMENTACJI KSIĘGOWEJ (341) NA ANALITYKĘ, SYNTETYKĘ, REJESTRY ZAKUPU, REJESTRY SPRZEDAŻY/
• Paginacja teczki kat. „a”
• Nadanie teczkom znaku akt
• Sporządzeniu zarządzenia w sprawie ustalenia zasad archiwizacji dokumentacji związanych z realizacją projektów współfinansowanych ze środków unijnych
• Archiwizowanie przykładowego projektu

PODSUMOWANIE I ZAKOŃCZENIE SZKOLENIA

Interesujesz się archiwizacją?

Poznaj odpowiedzi na pytania:
• jak prawidłowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami prowadzić archiwum zakładowe oraz składnicę akt?
• jak zabezpieczyć niezbędne warunki techniczne, które musi spełnić aktotwórca?
• jak sporządzić i posługiwać się instrukcją kancelaryjną, instrukcją archiwalną oraz rzeczowym wykazem akt?
• jak właściwie porządkować i ewidencjonować dokumenty, tak aby były łatwe do odnalezienia i kontroli?

Adresatami szkolenia:
• archiwiści zakładowi
• dyrektorzy i szefowie odpowiedzialni za tworzenie i funkcjonowanie archiwum, pisanie i wdrażanie normatywów kancelaryjno-archiwalnych
• osoby odpowiedzialne za ewidencjonowanie i archiwizowanie dokumentacji projektów dofinansowanych z funduszy UE

MAŁGORZATA BIEDA - Prawnik z 25-letnim doświadczeniem w administracji publicznej. Od 10 lat kierownik archiwum w Lubelskim Urzędzie Wojewódzkim. Konsultant w sprawie wydawania koncesji na prowadzenie archiwów prywatnych.

ROMAN STEMPEL - Dyplomowany archiwista, absolwent Wydziału Historycznego Uniwersytetu Warszawskiego. Były pracownik pionu archiwalnego Instytutu Pamięci Narodowej. W swojej karierze zawodowej współpracował ponadto m .in. z archiwum Polskiej Akademii Nauk.

Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z organizowaniem i prowadzeniem archiwum zakładowego oraz postępowaniem z dokumentacją w administracji i przedsiębiorstwach.