PIERWSZY DZIEŃ 9:00 - 16:15


1. RODZAJE WSPÓŁCZESNEJ DOKUMENTACJI

• dokument – pojęcie i rodzaje
• udostępnianie dokumentów
• ochrona prawna dokumentów wynikająca z: ustawy archiwalnej, kodeksu karnego, innych przepisów prawnych /np. ochrona danych osobowych, o dostępie do informacji niejawnych, o dostępie do informacji publicznej/

2. PRZEPISY PRAWA POLSKIEGO

• „konstytucja archiwalna” – ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o Narodowym Zasobie Archiwalnym i Archiwach
• klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji aktowej z podziałem na materiały archiwalne kat. „A” oraz materiały niearchiwalne kat. „B”
• pojęcie Narodowego Zasobu Archiwalnego
• obowiązki aktotwórcy /instytucji tworzącej dokumentację/
• różnice pomiędzy „archiwum zakładowym” a „składnicą akt”
• procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej
• procedura przekazywania akt do archiwum państwowego lub jednostek nadrzędnych, po okresie przechowywania u aktotwórcy

3. PRZEPISY PRAWA UNIJNEGO

• opracowanie i dokonywanie zmian w instrukcjach kancelaryjnych i rzeczowych wykazach akt w związku z realizacją projektów unijnych
• wartościowanie i ustalanie kategorii archiwalnych - okresów przechowywania właściwych dla dokumentacji realizowanych projektów unijnych
• gromadzenie i archiwizacja dokumentacji projektów unijnych
• archiwizowanie i przechowywanie dokumentów projektu przez beneficjentów, partnerów i podwykonawców

4. STANDARDY DZISIEJSZEGO ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO /SKŁADNICY AKT/ I ARCHIWISTY

• zakres obowiązków spoczywających na osobie prowadzącej archiwum /składnicy akt/
• gromadzenie, przechowywanie i udostępnianie akt
• zarządzanie dokumentacją aktotwórcy
• wymogi organizacyjno–techniczne
• wykształcenie, umiejętności oraz predyspozycje osobiste pracowników archiwum
• lokal oraz wyposażenie archiwum, niezbędne warunki techniczne, odpowiednia temperatura, wilgotność oraz naświetlenie
• topograficzne rozmieszczenie dokumentacji w archiwum
• przyjmowanie akt z komórek organizacyjnych na podstawie „Instrukcji organizacji i zakresu działania archiwum lub składnicy akt”, tzw. instrukcji archiwalnej

5. ELEKTRONICZNY PROGRAM ARCHIWISTYCZNY – NARZĘDZIE WSPÓŁCZESNEGO ARCHIWISTY

6. OBIEG DOKUMENTÓW – FORMA TRADYCYJNA I ELEKTRONICZNA

7. INSTRUKCJA KANCELARYJNA I RZECZOWY WYKAZ AKT

• obieg akt /zasadnicze etapy obiegu dokumentacji – punkty zatrzymania/
• zasady przyjmowania i przesyłania wpływów

8. NOWA INSTRUKCJA KANCELARYJNA /obowiązywanie od 1.01.2011/

• obieg dokumentacji papierowej
• obieg dokumentacji elektronicznej

DRUGI DZIEŃ 9:00 - 16:15

ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI – WARSZTATY

• dokumentacja aktowa
• dokumentacja z projektów unijnych
• dokumentacja techniczna
- Przekazanie akt spraw zakończonych do archiwum zakładowego /składnicy akt/
- Sporządzenie odpowiednich spisów zdawczo–odbiorczych oddzielnie dla kategorii „a” i „b”
- Nadanie teczkom sygnatury akt
- Sporządzenie wykazu spisów zdawczo–odbiorczych
- Przygotowanie zarządzenia powołującego komisję do brakowania
- Sporządzenie spisu dokumentacji niearchiwalnej
- Wypełnienie protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej
- Wypełnienie wniosku do archiwum państwowego z prośbą o wydanie jednorazowego zezwolenia na zniszczenie akt
- Dokonanie opisu teczek
- Schowanie teczek do pudeł archiwistycznych
- Wypełnienie wezwania do przekazania akt
- Wypełnienie karty wypożyczenia – udostępnienia akt
- Wypełnienie karty zastępczej wypożyczonych akt
- Opisanie teczki akt osobowych
- porządzenie ewidencji teczek akt osobowych
- Rozszerzenie rwa /np. Poprzez podzielenie dokumentacji księgowej (341) na analitykę, syntetykę, rejestry zakupu, rejestry sprzedaży/
- Paginacja teczki kat. „a”
- Nadanie teczkom znaku akt
- Sporządzeniu zarządzenia w sprawie ustalenia zasad archiwizacji dokumentacji związanych z realizacją projektów współfinansowanych ze środków unijnych
- Archiwizowanie przykładowego projektu

SZKOLENIA ODPOWIEMY M.IN. NA PYTANIA:

• jak prawidłowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami prowadzić archiwum zakładowe oraz składnicę akt?
• jak zabezpieczyć niezbędne warunki techniczne, które musi spełnić aktotwórca?
• jak sporządzić i posługiwać się instrukcją kancelaryjną, instrukcją archiwalną oraz rzeczowym wykazem akt?
• jak właściwie porządkować i ewidencjonować dokumenty, tak aby były łatwe do odnalezienia i kontroli?

SZKOLENIE KIERUJEMY DO:

• archiwistów zakładowych
• dyrektorów i szefów odpowiedzialnych za tworzenie i funkcjonowanie
• archiwum, pisanie i wdrażanie normatywów kancelaryjno-archiwalnych
• osoby odpowiedzialne za ewidencjonowanie i archiwizowanie dokumentacji projektów dofinansowanych z funduszy UE

MAŁGORZATA BIEDA - Prawnik z 25-letnim doświadczeniem w administracji publicznej. Od 10 lat kierownik archiwum w Lubelskim Urzędzie Wojewódzkim. Konsultant w sprawie wydawania koncesji na prowadzenie archiwów prywatnych.