W wielu firmach temat zatrudnienia wraca dopiero wtedy, gdy pojawia się zapowiedź kontroli albo pytanie, czy dana umowa na pewno jest bezpieczna. Tym razem jednak warto wyprzedzić wydarzenia.

Od 8 lipca 2026 r. zaczęły obowiązywać przepisy wzmacniające uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy. Najwięcej mówi się o możliwości wydawania przez PIP decyzji dotyczących ustalenia istnienia stosunku pracy. W praktyce równie ważne będą nowe narzędzia analityczne, większy nacisk na ocenę rzeczywistych warunków wykonywania pracy oraz możliwość uzyskania interpretacji indywidualnych wydawanych przez Głównego Inspektora Pracy.

Nie tylko dokumenty

Przedsiębiorcy często zastanawiają się, czy wystarczy zaktualizować wzory umów B2B lub zlecenia. Problem polega na tym, że podczas kontroli inspektor będzie analizował nie tylko dokumenty, ale również sposób organizacji pracy.

Znaczenie mogą mieć m.in.:

• stopień samodzielności wykonawcy,
• możliwość świadczenia usług dla innych klientów,
• sposób rozliczania wynagrodzenia,
• miejsce wykonywania pracy,
• zakres nadzoru ze strony firmy.

Liczyć będzie się nie tylko treść umowy, ale także to, jak współpraca wygląda na co dzień i w jakim stopniu przypomina klasyczny etat.

Co może zainteresować inspektora?

Nie każda umowa B2B czy zlecenie oznacza ryzyko. Są jednak sytuacje, które mogą wzbudzić szczególne zainteresowanie PIP.

Jak podkreśla Diana Perzyna z biura rachunkowego PRACOWNIA PODATKOWA zrzeszonego w OSCBR (Ogólnopolskiej Sieci Certyfikowanych Biur Rachunkowych):

Reforma PIP nie oznacza końca B2B ani umów cywilnoprawnych. Nowe przepisy zwiększają ryzyko wyłącznie tam, gdzie B2B lub umowa zlecenia faktycznie zastępuje klasyczny stosunek pracy. Problem nie leży w formie umowy, tylko w tym, czy rzeczywisty sposób współpracy jest zgodny z tym, co stoi na papierze. Zakaz fikcyjnego zatrudnienia nie jest nowością - od lat wynika z art. 22 k.p.. Jeżeli praca jest wykonywana za wynagrodzeniem, osobiście, pod kierownictwem pracodawcy oraz w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, mamy do czynienia ze stosunkiem pracy, niezależnie od nazwy umowy. Zmiany wchodzące w życie 8 lipca 2026 r. nie wprowadzają nowych zasad - doprecyzowują mechanizmy ich stosowania i wzmacniają uprawnienia PIP do egzekwowania prawa. Kryterium oceny pozostaje takie samo. Reforma PIP to zmiana narzędzi, a nie definicji stosunku pracy. Nowe przepisy uderzają w fikcję, nie w prawdziwe B2B.

Stałe godziny i podporządkowanie

Wątpliwości mogą pojawić się wtedy, gdy wykonawca m.in.:

• pracuje codziennie w tych samych godzinach,
• musi uzgadniać urlopy i nieobecności,
• otrzymuje szczegółowe polecenia,
• podlega bieżącej kontroli przełożonego.

Im więcej elementów podporządkowania, tym większe ryzyko uznania współpracy za stosunek pracy.

Jeden klient i brak samodzielności

Samo świadczenie usług dla jednego kontrahenta nie jest problemem. Jednak wieloletnia współpraca wyłącznie z jednym podmiotem, połączona z pełnym włączeniem wykonawcy w strukturę firmy, może zostać oceniona jako zależność charakterystyczna dla etatu.

Podobnie wygląda sytuacja, gdy firma zapewnia wykonawcy wszystkie narzędzia pracy, stałe miejsce wykonywania obowiązków i organizuje jego dzień pracy.

Brak różnic między kontraktorem a pracownikiem

Jeżeli osoby na B2B wykonują identyczne zadania jak pracownicy etatowi, uczestniczą w tych samych spotkaniach i podlegają tym samym przełożonym, inspektor może zadać pytanie, czy forma współpracy odpowiada rzeczywistości.

Znaczenie ma również ryzyko gospodarcze. Jeśli wykonawca otrzymuje co miesiąc takie samo wynagrodzenie, nie ponosi kosztów działalności i nie odpowiada za rezultat swojej pracy, relacja może przypominać zatrudnienie pracownicze.

Jak wygląda to w praktyce?

Przykłady naruszeń można znaleźć niemal w każdej branży.

Księgowa prowadząca działalność gospodarczą, która od lat pracuje wyłącznie dla jednego biura rachunkowego, codziennie pojawia się w biurze i wykonuje polecenia kierownika, może zostać oceniona inaczej niż księgowa samodzielnie organizująca swoją pracę i obsługująca kilku klientów.

Podobne ryzyko może pojawić się w agencji marketingowej, gdzie grafik na B2B funkcjonuje dokładnie tak samo jak etatowy członek zespołu.

Z kolei w branży IT łatwiej wykazać niezależność, jeśli programista sam organizuje pracę, obsługuje różnych klientów i rozlicza się za konkretne projekty.

Okres abolicji daje czas na porządki

Nowe przepisy przewidują 12-miesięczny okres abolicji. To szczególny czas przejściowy, w którym przedsiębiorcy mogą przeanalizować stosowane formy współpracy i dobrowolnie dostosować je do rzeczywistych warunków wykonywania pracy, bez natychmiastowych konsekwencji wynikających z nowych regulacji.

W praktyce abolicja ma dać firmom możliwość uporządkowania modeli zatrudnienia, zanim nowe uprawnienia PIP zaczną być stosowane w pełnym zakresie. To szansa na spokojny audyt i wprowadzenie zmian tam, gdzie forma współpracy nie odpowiada temu, jak wygląda ona na co dzień.

To dobry moment, aby odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

• Czy umowy odpowiadają codziennej praktyce?
• Czy współpracownicy rzeczywiście działają jak niezależni przedsiębiorcy?
• Czy menedżerowie rozumieją różnicę między kontraktorem a pracownikiem?
• Czy dokumentacja odzwierciedla sposób wykonywania pracy?

Im wcześniej firma zidentyfikuje potencjalne ryzyka, tym łatwiej będzie je ograniczyć.

Interpretacja indywidualna może pomóc

Nowością jest wprowadzenie możliwości uzyskania interpretacji indywidualnej wydawanej przez Głównego Inspektora Pracy (GIP).

Jak wyjaśnia Diana Perzyna:

Interpretacja indywidualna to oficjalne stanowisko organu, dotyczące konkretnej sytuacji przedstawionej przez przedsiębiorcę. Do tej pory było to rozwiązanie znane firmom głównie z obszaru podatków i ubezpieczeń społecznych. Od lipca przedsiębiorca może opisać model współpracy z wykonawcą lub grupą wykonawców i skierować zapytanie do Głównego Inspektora Pracy, czy w świetle przepisów relacja ta może zostać uznana za stosunek pracy. Takie rozwiązanie ma pomóc firmom, które działają w nietypowych branżach lub stosują modele współpracy trudne do jednoznacznej oceny. Nie zawsze wystąpienie z wnioskiem o interpretację jest dobrym rozwiązaniem. Ochrona działa wyłącznie wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny podczas kontroli odpowiada opisowi we wniosku. Interpretacja jest przekazywana niezwłocznie również do ZUS i KAS - chroni więc kompleksowo.

Dzięki interpretacji zatrudniający może wcześniej poznać stanowisko GIP dotyczące charakteru umowy i ograniczyć ryzyko związane z późniejszą kontrolą.

W wielu przypadkach uzyskanie interpretacji może okazać się prostsze i mniej kosztowne niż oczekiwanie na kontrolę lub prowadzenie sporu po jej zakończeniu.

Co warto zrobić już teraz?

Przedsiębiorcy powinni przede wszystkim:

• Przeprowadzić audyt umów B2B i cywilnoprawnych.
• Zweryfikować, jak współpraca wygląda w praktyce.
• Przeszkolić menedżerów odpowiedzialnych za organizację pracy.
• Dokumentować działania naprawcze i wprowadzane zmiany.

Lepiej działać wcześniej

Nowe uprawnienia PIP nie oznaczają końca współpracy w modelu B2B ani umów cywilnoprawnych. Oznaczają jednak, że większego znaczenia nabierze zgodność między dokumentami a rzeczywistym sposobem wykonywania pracy.

Najbliższe miesiące warto wykorzystać na spokojną analizę stosowanych rozwiązań. Dla wielu firm będzie to szansa na uporządkowanie polityki zatrudnienia jeszcze przed pojawieniem się inspektora pracy. W praktyce takie działania mogą okazać się znacznie mniej kosztowne niż późniejsze reagowanie na wyniki kontroli.

Podstawa prawna

• Ustawa z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy.
• Ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw.
• Art. 22 § 1 i § 1¹ Kodeksu pracy.

Autorzy:

• Diana Perzyna, Biuro rachunkowe PRACOWNIA PODATKOWA
• OSCBR - Ogólnopolska Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych