Zaliczka i zadatek od dawna stanowią istotne elementy obrotu gospodarczego. Spotykane są zarówno w transakcjach między przedsiębiorcami, jak i w relacjach z klientami. Często jednak pojęcia te są mylone lub używane zamiennie, co może prowadzić do poważnych nieporozumień. Choć zarówno zaliczka, jak i zadatek są formami przedpłaty, ich wpłata wywołuje różne konsekwencje. Wyjaśniamy, na czym polegają te różnice oraz jakie skutki prawno-podatkowe wynikają z wpłaty zaliczki lub zadatku.

Pojęcie zaliczki

Zaliczka to część ceny lub wynagrodzenia, którą klient lub nabywca uiszcza z góry na poczet świadczenia, które zostanie wykonane lub dostarczone w późniejszym terminie. Definicji zaliczki nie ma w kodeksie cywilnym, dlatego strony umowy powinny zawsze dokładnie określić, że chodzi właśnie o nią. Mogą to zrobić wymieniając dokładnie warunki zwrotu zaliczki. Jej równowartość zawsze uwzględnia się w końcowym rozliczeniu.

Definicja zadatku

Zgodnie z kodeksową definicją, zadatkiem jest dodatkowe zastrzeżenie umowne, zgodnie z którym podczas zawierania umowy jedna ze stron wręcza drugiej określoną sumę pieniędzy (art.394 k.c.). Podobnie jak w przypadku zaliczki, również zadatek wlicza się w poczet ceny. Istnieją jednak okoliczności, z których wynika obowiązek zwrotu zadatku i to w podwójnej wysokości. Rygorystyczne zasady zwrotu zadatku dają też podstawę do roszczeń, których można dochodzić nawet na drodze sądowej. Najpierw jednak należy złożyć oświadczenie o odstąpieniu od umowy i zażądać od kontrahenta podwójnej kwoty zadatku.

Najważniejsze różnice pomiędzy zadatkiem a zaliczką

Zasady zwrotu zadatku wyraźnie wskazują na jego cel, jakim jest zabezpieczenie wykonania umowy. Zwrot zadatku w jego nominalnej wysokości będzie możliwy gdy:

• umowa zostanie rozwiązana na mocy zgodnego porozumienia stron
• umowa będzie niewykonana przez obie strony

Zadatek w podwójnej wysokości należy się stronie, która go wpłaciła w przypadku niewywiązania się drugiej strony umowy z jej postanowień. Jest to więc szczególna sankcja za niewykonanie umowy i ma rolę dyscyplinującą.

Zadatek można zatrzymać w sytuacji, kiedy za niewykonanie umowy odpowiada druga strona.

Tylu obwarowań prawnych nie ma w przypadku zaliczki. Jej głównym celem jest zabezpieczenie przedmiotu umowy i w razie jej niewykonania w każdej sytuacji podlega zwrotowi. Nie ma więc znaczenia, która ze stron - zamawiający czy usługodawca jest winien niewywiązania się z umowy. Brak obowiązku zapłaty oznacza, że druga strona nie ma podstaw do tego, by zaliczkę zatrzymać.

Konsekwencje podatkowe zadatku

Samo otrzymanie zadatku nie wywołuje większych konsekwencji. Z punktu widzenia podatku dochodowego liczy się moment realizacji umowy, dopiero wtedy zadatek stanie się przychodem podatkowym. W sytuacji, gdy umowa nie zostanie wykonana, przychód powstanie w momencie zatrzymania zadatku.

Jak podkreśla Justyna Jakubiak, doradca podatkowy z należącego do OSCBR biura rachunkowego ABAKUS, otrzymany zadatek należy odpowiednio udokumentować.

- Zadatek staje się przychodem w momencie wykonania umowy, jednak inaczej jest w przypadku podatku od towarów i usług. Tu liczy się moment otrzymania zadatku. Dlatego na przedsiębiorcy ciąży obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej z adnotacją, że dotyczy ona zadatku na podstawie umowy, którą zawarł z drugą stroną. Natomiast w przypadku zwrotu zaliczki nie powstaje ani przychód ani obowiązek podatkowy.

Z kolei podwójny zwrot zadatku staje się przychodem w wysokości różnicy między kwotą otrzymaną a wcześniej wpłaconą i należy go rozliczyć jako przychód z innych źródeł.

Skutki księgowe przyjęcia zaliczki

Podobnie jak zadatek, również zaliczka nie stanowi przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Ponadto wpłacający zaliczkę nie może zaliczyć jej do kosztów uzyskania przychodów. Tak samo jak w przypadku zadatku, przedsiębiorca otrzymujący zaliczkę powinien wystawić fakturę zaliczkową.

Jak zaznacza Justyna Jakubiak:

- Faktura zaliczkowa potwierdza przyjęcie zaliczki przed dostawą lub usługą, podlega opodatkowaniu VAT, jest księgowana i powiązana z fakturą końcową. Są jednak przypadki, kiedy nie trzeba wystawiać faktury zaliczkowej. Zwolnienie obejmuje podatników, którzy otrzymali zaliczkę dotyczącą czynności dokonanych w miesiącu jej otrzymania. To uproszczenie nie ma jednak zastosowania dla czynności, wobec których ustawa o VAT określa szczególne terminy wystawienia faktur i nie dotyczy np. usług budowlanych. W przypadku, gdy umowa nie dochodzi do skutku, konieczne może być wystawienie faktury korygującej dla zaliczki.

Ważne jest jednak świadome stosowanie zaliczki i zadatku, uwzględniając aspekty podatkowe każdej z tych form przedpłaty.

Wybór między zaliczką a zadatkiem zależy od specyfiki umowy, relacji handlowych czy analizy ryzyka i korzyści obu stron.

Dzięki zadatkowi przedsiębiorca zyskuje większą ochronę w przypadku, gdy partner nie wywiąże się z umowy. Zadatek motywuje obie strony do dochowania warunków kontraktu. Warto więc dokładnie przeanalizować zasady współpracy i wybrać takie rozwiązanie, które najlepiej zabezpiecza interesy przedsiębiorstwa.

autorzy:

• OSCBR - Ogólnopolska Sieć Certyfikowanych Biur Rachunkowych
• Justyna Jakubiak - ABAKUS Biuro Rachunkowek