E-doręczenia to nowoczesne rozwiązanie, które stopniowo wprowadza się w polskich instytucjach publicznych i firmach. To elektroniczny odpowiednik listu poleconego, który umożliwia szybkie, bezpieczne i formalne doręczanie korespondencji za pomocą skrzynki elektronicznej. Chociaż e-doręczenia są obecnie dobrowolne, od 1 stycznia 2025 r. niektóre podmioty będą zobowiązane do korzystania z tej formy komunikacji. Kogo dotyczy ten obowiązek i co warto wiedzieć o nadchodzących zmianach?

Kogo dotyczy obowiązek e-doręczeń od 1 stycznia 2025 r.?

Zgodnie z ustawą z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, kolejne grupy instytucji i osób będą stopniowo wprowadzane do systemu e-doręczeń. Od 1 stycznia 2025 r. obowiązek ten obejmie:

1. Organy administracji rządowej i władzy publicznej oraz ich jednostki budżetowe.
2. Jednostki samorządu terytorialnego (np. urzędy gmin, miast), a także ich związki i zakłady budżetowe.
3. Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej oraz państwowe fundusze celowe.
4. Publiczne uczelnie i Polska Akademia Nauk.
5. Podmioty zarejestrowane w KRS po 1 stycznia 2025 r., takie jak spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
6. ZUS, KRUS i NFZ.
7. Przedstawicieli zawodów zaufania publicznego, w tym adwokatów, notariuszy, radców prawnych, doradców podatkowych, doradców restrukturyzacyjnych i rzeczników patentowych.

Wszystkie te podmioty będą zobowiązane do korzystania z adresu e-doręczeń w celu wysyłania i odbierania formalnej korespondencji, co znacząco usprawni przepływ informacji. Jednocześnie należy pamiętać, że do grudnia 2025 r. zostaje wprowadzony okres przejściowy, w którym podmioty będą mogły stopniowo dostosowywać się do nowego sposobu prowadzenia korespondencji, tj. poznać nowe rozwiązanie, jakim są e-Doręczenia, dostosować organizacyjnie oraz wprowadzić systemy elektronicznego obiegu dokumentów (systemy klasy EZD).

Zmiana terminu z 1 października 2024 r. na 1 stycznia 2025 r.

W komunikacie z 12 lipca 2024 r. Minister Cyfryzacji zmienił termin obowiązku stosowania e-Doręczeń przez podmioty wskazane w ustawie o doręczeniach elektronicznych. Obowiązek ten wchodzi w życie 1 stycznia 2025 r., a nie 1 października 2024 r. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat, aktualne informacje o zmianie możesz znaleźć również na stronie biznes.gov.pl.

Co oznacza obowiązek posiadania e-doręczeń?

Dla przedstawicieli zawodów zaufania publicznego obowiązek e-doręczeń oznacza konieczność posiadania adresu skrzynki e-doręczeń. Choć ustawa nie narzuca używania tej skrzynki na co dzień, każda przesłana na nią wiadomość ma moc prawną równoważną z listem poleconym, co oznacza, że adresat musi regularnie sprawdzać skrzynkę.

Dla instytucji publicznych obowiązek jest jeszcze bardziej rygorystyczny – będą one musiały doręczać korespondencję wymagającą potwierdzenia za pomocą e-doręczeń. Ułatwi to prowadzenie spraw urzędowych, skróci czas wymiany informacji oraz zapewni większe bezpieczeństwo danych.

Wdrożenie e-doręczeń w praktyce

Proces założenia adresu e-doręczeń jest stosunkowo prosty. Aby założyć skrzynkę, należy posiadać profil zaufany, e-dowód lub podpis kwalifikowany, a następnie złożyć wniosek online, który po akceptacji urzędnika aktywuje skrzynkę. Ważne, aby nie odkładać tej formalności na ostatnią chwilę, gdyż terminy są ściśle określone, a brak założenia skrzynki w terminie może prowadzić do konsekwencji prawnych.

Skorzystaj z oferty szkoleń w Centrum Verte

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o wdrożeniach e-doręczeń i zyskać pewność, że proces przebiegnie bez problemów, warto skorzystać z oferty szkoleń z e-doręczeń w Centrum Verte. Specjalizują się oni w szkoleniach z zakresu obsługi e-doręczeń, oferując kompleksowe wsparcie zarówno dla osób prywatnych, jak i instytucji publicznych. Dzięki ich szkoleniom można dowiedzieć się, jak skutecznie korzystać z systemu e-doręczeń, aby spełniać wszystkie wymagania prawne.

Podsumowanie

Obowiązek korzystania z e-doręczeń to krok w stronę nowoczesności i szybszej wymiany korespondencji w administracji oraz w zawodach zaufania publicznego. Od 1 stycznia 2025 r. wiele instytucji będzie zobligowanych do posiadania i używania skrzynki e-doręczeń, dlatego warto przygotować się na te zmiany i już teraz założyć odpowiedni adres.