SaldeoSMART, aplikacja wspierająca pracę księgowych i biur rachunkowych, jest już od czerwca 2022 roku zintegrowana z Krajowym Systemem e-Faktur. Teraz została dodatkowo rozszerzona o miniobieg KSeF, który pozwala na weryfikację faktur pobieranych z KSeF. Dzięki tej funkcjonalności przedsiębiorcy będą mieli pełną kontrolę nad swoimi dokumentami, co pozwoli im uniknąć opłacania faktur, które nie dotyczą ich firmy.

W wielu przedsiębiorstwach funkcjonują procedury zarządzania dokumentami, w szczególności fakturami. Dzięki nim faktury są wystawiane oraz weryfikowane i przekazywane do płatności tylko przez wyznaczone osoby. KSeF zmieni te standardy postępowania. Samo tworzenie dokumentów ustrukturyzowanych i przesyłanie ich do ministerialnego systemu będzie wymagało nadania specjalnych uprawnień niektórym pracownikom. Dodatkowo w KSeF mogą pojawić się faktury, których firma się nie spodziewa i które mogły zostać wystawione przez pomyłkę. Wszystko dlatego że KseF nie wymaga zgody odbiorcy faktury. W systemie mogą więc znaleźć się dokumenty z NIP-em przedsiębiorstwa wygenerowane – w skrajnych przypadkach – nie tylko przypadkowo, ale także złośliwie, np. przez konkurencję lub niezadowolonego pracownika. Jeśli trafią one do płatności przed dodatkową weryfikacją, firma straci pieniądze.

- KSeF dużo zmieni w działalności przedsiębiorstw. Należy jednak pamiętać, że da im też dużo korzyści – przygotowywanie i przechowywanie dokumentów w formie cyfrowej jest wygodne, bezpieczne i przynosi oszczędności. Mam jednak świadomość, że zwłaszcza na początku nowy sposób pracy z fakturami może być dla wielu firm problematyczny. Mogą mieć poczucie, że brakuje im kontroli nad dokumentami. Aby przywrócić tę kontrolę, wprowadziliśmy w SaldeoSMART miniobieg KSeF, który pozwala wdrożyć kilka scenariuszy pracy z fakturami w KSeF – scenariuszy obejmujących pracę z fakturami odbywającą się codziennie, od czasu do czasu, czy tylko raz w miesiącu – mówi Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Biura rachunkowe, które obsługują księgowo swoich klientów, również mogą uczestniczyć w procesie księgowania dokumentów z KSeF. Choć to firma inicjuje proces związany z KSeF i jest w pełni odpowiedzialna za kontrolowanie pobieranych i księgowanych dokumentów, może włączyć w te działania także biuro rachunkowe. Dzięki statusom akceptu i komentarzom zewnętrzni księgowi wiedzą, co należy zrobić z daną fakturą. Z drugiej strony – ponieważ zarządzanie dokumentami z KSeF odbywa się w SaldeoSMART – biuro rachunkowe ma zawsze dostęp do kluczowych informacji dotyczących rozliczeń, a także do załączników i umów powiązanych z konkretnymi fakturami, czyli do plików, których nie obsługuje KSeF.

Bezpieczna praca z KSeF

Miniobieg KSeF w SaldeoSMART umożliwia przede wszystkim weryfikację przez pracownika firmy poprawności dokumentu pobranego z KSeF. Pozwala na zostawianie komentarzy, a także zadań, w których taka osoba może zapytać o zasadność faktury lub poinformować, że nie jest ona przeznaczona do płatności, bo firma nie może autoryzować tego wydatku.

Cały proces współpracy z KSeF jest w pełni bezpieczny i uwierzytelniony za pomocą indywidualnego tokenu generowanego jednorazowo. Co ważne, jeśli biuro rachunkowe zostanie przez przedsiębiorcę do tego upoważnione w aplikacji SaldeoSMART, może w imieniu tegoż przedsiębiorcy łączyć się z KSeF i pobierać lub wysyłać faktury do ministerialnego systemu na podstawie łatwych do zmodyfikowania ustawień.

- Bezpieczeństwo tokenów budzi duże emocje wśród przedsiębiorców i dostawców oprogramowania. Absolutnie nie zalecamy przesyłania indywidualnego tokenu mailem czy przez komunikatory internetowe. To zagraża bezpieczeństwu firmowych danych. Natomiast na pewno warto skorzystać z narzędzi, które pozwolą bezpiecznie nadać księgowym prawa do obsługi KSeF. W SaldeoSMART zastosowaliśmy system uprawnień w oparciu o token, który może wprowadzić pracownik firmy dla poszczególnych użytkowników, jak i dla biura rachunkowego, bez konieczności przesyłania jakichkolwiek danych. Może również nadać uprawnienia tylko do wysyłania lub tylko pobierania faktur z KSeF lub do obu na raz. Do tego, co niezwykle istotne, wprowadziliśmy mechanizm maskowania numerów tokenów widocznych na liście w naszej aplikacji. Dzięki temu nikt niepowołany nie pozna tych jakże ważnych danych – dodaje Krzysztof Wojtas.

Dzięki temu firmy z jednej strony monitorują to, kto ma dostęp do dokumentów z KSeF (pobierania, wysyłania), z drugiej strony mogą wygodnie pracować z dokumentami w programie, z którego korzystają od lat.

Jak działa miniobieg KSeF?

Integracja SaldeoSMART z KSeF gwarantuje dwustronną synchronizację, która zapewnia płynny przepływ danych między firmą a Krajowym Systemem e-Faktur. Dzięki wprowadzonemu miniobiegowi firmy mają pełną kontrolę nad zarządzaniem dokumentami w KSeF, a jednocześnie mogą komfortowo z nimi pracować (dodawać komentarze i zadania do dokumentów). Proces miniobiegu KSeF jest prosty:

1. Pobieranie faktury z KSeF – obieg rozpoczyna się od bezpośredniego pobrania faktury z KSeF przez biuro rachunkowe lub firmę.
2. Weryfikacja poprawności – następnie przechodzi się do weryfikacji poprawności pobranego dokumentu przez firmę.
3. Księgowość i akceptacja – po weryfikacji faktura może zostać zatwierdzona i przekazana dalej, do księgowości. Księgowość widzi status akceptacji i może dodać komentarz lub zadanie, jeśli np. faktura oczekuje na weryfikację.
4. Eksport do programu księgowego – gdy dokument jest gotowy do księgowania, można wyeksportować go dalej, do programu księgowego.

- Co ważne, integracja z KSeF oraz miniobieg KSeF nie są w przypadku SaldeoSMART modułem, za który trzeba dodatkowo zapłacić. Nasi użytkownicy dostają zatem nową funkcjonalność w dotychczasowej cenie. SaldeoSMART jest na rynku od 14 lat i przez cały ten czas badamy potrzeby księgowych i biur rachunkowych, by dać im to, co faktycznie usprawni ich pracę. Miniobieg KSeF jest efektem właśnie takich działań. Dzięki niemu firmy zyskują spokój, bezpieczeństwo, pewność tego, że płacą tylko za faktury, które rzeczywiście ich dotyczą, oraz tak pożądaną dziś automatyzację – dodaje Krzysztof Wojtas.