Obowiązki wynikające z obsługi kadr i płac może wykonywać księgowa lub kadrowa. Możliwy jest także ich outsourcing do biura rachunkowego. Czy warto?

Komu powierzyć obowiązki kadrowo-płacowe?

Rzetelna i sprawna obsługa kadr i płac to jeden z najważniejszych elementów prawidłowego funkcjonowania firmy. Często powierzana jest ona tzw. kadrowej, niekiedy przekazywana jest zaś do obowiązków księgowości i zatrudnionej w firmie księgowej. Coraz więcej przedsiębiorców – co warto podkreślić, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników – decyduje się jednak na outsourcing kadr i płac do biura rachunkowego. Korzystanie z takiej usługi na ogół połączone jest z obsługą księgową, którą jednocześnie świadczy biuro rachunkowe na rzecz danej firmy.

Czy warto skorzystać z takiej usługi biur rachunkowych? Korzyści płynących z tego rozwiązania jest bardzo wiele. Jednym z nich jest obniżenie kosztów, które wskazuje się jako główną cechę outsourcingu usług. Ogromne znaczenie ma bez wątpienia fakt, że obsługa kadr i płac powierzona zostaje w ręce zespołu profesjonalistów. Należy bowiem pamiętać, że biura rachunkowe to nie jedna księgowa, ale grupa fachowców, którzy uzupełniają się wiedzą i doświadczeniem. Powierzenie obsługi płac firmie zewnętrznej zapewnia także zachowanie w tajemnicy wysokości wynagrodzeń, które różnić mogą się pomiędzy pracownikami. W wypadku, gdy ich rozliczanie przekazane zostaje do działu księgowości lub kadr możliwe jest niepożądane rozpowszechnienie tych informacji.

Na czym polega obsługa kadrowo-płacowa?

W ofercie biur rachunkowych znaleźć można zarówno kompleksową obsługę kadrowo-płacową, jak i rozdzielenie działań z tych dwóch zakresów. Jakie działania mieszczą się w obsłudze kadrowej? Są to m.in.:

• prowadzenie i ewidencja czasu pracy pracowników,
• prowadzenie akt osobowych pracowników,
• rozliczanie urlopów, w tym wypoczynkowych, czy macierzyńskich, a także delegacji,
• nadzorowanie terminów okresowych badań lekarskich i kierowanie na nie pracowników w razie potrzeby,
• czynności związane z nawiązywaniem i rozwiązywaniem stosunku pracy,
• obsługa rozliczeń ZUS.

Zakres podejmowanych działań może nieco różnić się w zależności od biura rachunkowego. Niektóre z nich, w tym biuro 5+ Consulting, oferują bowiem także realizację dofinansowań do wynagrodzeń pracowników z PFRON. Szczegółów warto szukać więc na stronach internetowych, np. 5-plus.com.pl. 

Do działań podejmowanych w ramach obsługi płacowej zalicza się zaś m.in.:

• rozliczanie i ewidencję wynagrodzeń należnych pracownikom, w tym sporządzanie list płac oraz prowadzenie kart wynagrodzeń.

Ewidencja czasu pracy

Jednym z bardzo istotnych obowiązków, które wykonywane są w ramach obsługi kadrowej, jest prowadzenie ewidencji czasu pracy. Jest to dokument, który sporządzany jest przede wszystkim w celu ustalenia prawidłowego wynagrodzenia, a także innych świadczeń na rzecz pracownika, a jednocześnie pozwala kontrolować, czy pracodawca należycie przestrzega Kodeksu pracy.

Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest ustawowym obowiązkiem pracodawcy, który w razie jego niedopełnienia ponosi konsekwencje w postaci kary grzywny. Nie ma przy tym znaczenia, czy obsługa kadr powierzona została kadrowej, działowi księgowości w firmie, czy też firmie zewnętrznej.

Warto podkreślić, że ustawodawca w sposób szczegółowy określił, jakie informacje powinny zostać zawarte w ewidencji czasu pracy. Mając na uwadze specjalistyczną wiedzę księgowych i pracowników biur rachunkowych, pracodawca powierzając im prowadzenie takiego dokumentu nie musi jednak przepisów i koncentrować na celach biznesowych.