Od 1 stycznia 2022 roku zaczęły obowiązywać nowe przepisy ustanowione w ramach pakietu zmian do większości ustaw obowiązujących polskich przedsiębiorców. Nietrudno nie zauważyć, że szczególnie dotkliwie odbiły się na pracy doradców podatkowych i księgowych. Jakie zmiany ich czekają i czy technologie mogą im pomóc w nowej rzeczywistości?

W październiku 2021 roku polski Senat przyjął nowelizację Ustawy o podatku od towarów i usług. Zmiana ta jest związana z programem Polski Ład, który odbił się głośnym echem wśród polskich przedsiębiorców – ale nie tylko. Modyfikacje dotyczą w zasadzie każdego z sektorów polskiej gospodarki. Jedną z budzących większe zainteresowanie spraw związanych z księgowością jest wprowadzenie systemu teleinformatycznego – Krajowego Systemu e-faktur. Co do zasady ma on ujednolicić i usprawnić działania związane z wystawianiem i weryfikacją faktur. Początkowo korzystanie z wymienionego systemu ma być dobrowolne, jednak docelowo będzie on obowiązkowy. Jak te i inne zmiany odbiją się na pracy księgowych?

Polski Ład — nowe obowiązki księgowych

Koniec roku 2021 i rozpoczęcie 2022 jest okresem bardzo stresującym i wymagającym zarówno dla niezależnych biur rachunkowych, jak i działów księgowości w polskich firmach. Według specjalistów nowa konstrukcja podatkowa wymaga od księgowych szczegółowej analizy zmian wprowadzonych przepisów, połączonych z koniecznością dostosowania dotychczasowych, informatycznych systemów finansowych i jednoczesną nauką nowych aplikacji księgowych.

Chociaż wiele firm już wdrożyło nowe rozwiązania systemowe i zainwestowało w szkolenia swoich pracowników, nietrudno się domyślić, że tak zaawansowana rewolucja podatkowa z pewnością odcisnęła piętno na nastrojach księgowych.

Księgowi nadal zadają wiele pytań – czy systemy teleinformatyczne okażą się niezawodne? Czy da się je w pełni zintegrować z nowymi zmianami? Czy uda się uniknąć błędów w wyliczeniach, które mogą przynieść poważne konsekwencje prawne? Te i wiele innych wątpliwości może rozwiać dopiero praktyka, czas i odpowiednie przygotowanie techniczne.

- Wybierając system informatyczny, który będzie wspierał działania księgowych, warto zwrócić uwagę na to, czy jest on na bieżąco aktualizowany i dostosowywany do zmieniających się przepisów. Priorytetem dla wszystkich jest wdrażanie nowych funkcji w programach jak najszybciej. Często jednak nie jest to możliwe, zwłaszcza że zmiany są wprowadzane i wycofywane. Już dziś wiadomo, że część programów funkcjonujących w biurach rachunkowych i firmach prawdopodobnie zostanie zastąpiona przez inne. Ucierpią rozwiązania, których producenci musieliby wprowadzić zbyt dużo zmian, by nadążyły za rzeczywistością. Wygrają natomiast te, które są aktualizowane i dostosowywane do przepisów na bieżąco – mówi Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Nadchodzą zmiany

Nowy sposób wyliczania składki zdrowotnej jest jedną z bardziej rewolucyjnych zmian wprowadzonych przez Polski Ład. W związku z nią wiele biur zmuszonych jest do aktualizacji dotychczas wykorzystywanych systemów i programów księgowych lub wdrożenia innych rozwiązań. Ale to tylko wierzchołek góry lodowej w polskim prawie podatkowym!

Krajowy System e-Faktur to kolejna nowinka, która ma docelowo służyć przedsiębiorcom do uproszczenia fakturowania i – między innymi – do szybszego zwrotu VAT-u. Według głównych założeń KSeF ma być jednak wykorzystywany do gromadzenia i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. System teleinformatyczny po wprowadzeniu danych ma przydzielać dedykowany numer identyfikujący dokumentu i jednocześnie od razu analizować zgodność danych na wystawionej fakturze. Brzmi skomplikowanie? W tym przypadku można liczyć na pomoc technologii wspierających na co dzień pracę księgowych.

- Nasz system przeznaczony dla księgowych i biur rachunkowych jest już zgodny z KSeF dzięki integracji. Sam proces wystawiania faktur dla użytkowników pakietów, które zawierają taką funkcjonalność, nie zmieni się. Nie będą więc oni musieli uczyć się nowych funkcji. Przygotują fakturę w SaldeoSMART jak dotychczas i po użyciu przycisku “wystaw i wyślij do KSeF” dokument o odpowiedniej strukturze zostanie przekierowany do KSeF – tłumaczy Krzysztof Wojtas.

W skład istotnych nowelizacji podatkowych Polskiego Ładu wchodzą również:

• zmiany wysokości progów podatkowych,
• zmiany kwoty wolnej od podatku,
• wprowadzenie tzw. ulgi dla klasy średniej,
• zmiany związane z odliczeniem składki zdrowotnej od podatku,
• zmiany terminów rozliczeń.

Nowoczesne aplikacje księgowe w służbie księgowości

Te i wiele innych modyfikacji wywołują spore zamieszanie w branży księgowej. Warto zaznaczyć, że dynamiczne transformacje związane nie tylko z polską gospodarką, ale i sytuacją ekonomiczną na świecie powodują reakcję łańcuchową w postaci wyższych nakładów finansowych na nowe technologie informatyczne – programy i aplikacje, które mają uprościć i umożliwić pracę księgowym.

- Według badania Accounting Today „Year Ahead”, osoby pracujące w księgowości uważają, że w 2022 będą poświęcać bardzo dużo czasu na rozliczenia oraz zbieranie danych i dokumentów. Większe biura spodziewają się, że wydadzą więcej na technologie związane z pracą. W wielu wypadkach zmiany te dotyczą zalecenia pracy zdalnej. Część biur zweryfikowało, że system księgowości zdalnej sprawdził się w praktyce i tym samym planuje zainwestować w nowoczesne, inteligentne aplikacje wspomagające pracę księgowych. Wysoce prawdopodobne jest, że w Polsce największym zainteresowaniem będą cieszyć się rozwiązania umożliwiające wysyłanie i odbieranie faktur z Krajowego Rejestru e-Faktur – komentuje Krzysztof Wojtas z BrainSHARE IT.

W wyniku digitalizacji i cyfryzacji przedsiębiorstw coraz więcej firm poszukuje aplikacji i programów, które mają za zadanie usprawnić pracę księgowości i co najważniejsze – umożliwić jej wykonywanie nawet na odległość. Rozwiązania i technologie, które znacząco wpłyną na komfort księgowych, to między innymi: elektroniczny obieg dokumentów, aplikacje mobilne usprawniające łączenie z programami księgowymi, a także narzędzia usprawniające przepływ informacji między pracownikami i klientami.

Wprowadzenie inteligentnych rozwiązań ma szansę usystematyzować i ułatwić pracę księgowych w związku ze zmianami w podatkowej części Polskiego Ładu. I choć nowości w przepisach wciąż budzą niepokój, warto zachować optymizm i liczyć na to, że zmniejszą one liczbę kontroli podatkowych, a księgowość stanie się dzięki nim bardziej transparentna.