Technologie leżą już od lat u podstaw wielu działań biznesowych. W przypadku niektórych branż, również księgowości, czas pandemii tylko przyspieszył procesy digitalizacji. Sprawił też, że na rynku pojawiło się więcej innowacji usprawniających codzienną pracę. Należy do nich nie tylko rozwój oprogramowania wspomagającego działania księgowych, ale także blockchain, roboty w biurach, sprawniejsza obsługa klientów oraz outsourcing rachunkowości.

Jak wynika z raportu “Practice of Now 2019” przeprowadzonego przez firmę Sage, aż 90% księgowych jest zdania, że ich branża przechodzi kulturową zmianę, w wyniku której technologia nabierze jeszcze większego znaczenia. Zmiana kulturowa, o której mowa, to efekt wymagań marketingowych, przepisów, oczekiwań klientów, zmian pokoleniowych oraz inwestycji podejmowanych przez firmy chcące nadążyć za światowym rynkiem rachunkowości. Coraz więcej księgowych odkrywa zatem zalety wykorzystywania zaawansowanych rozwiązań w swojej pracy.

Automatyzacja działań

Do technologii księgowi mieli się okazję przekonać już niejednokrotnie. Odczytywanie danych z faktur jest dziś codziennością i tylko zyskało na znaczeniu w czasach pandemii. Wykorzystanie automatyzacji pozwala również zminimalizować ryzyko błędów, dlatego coraz więcej firm i biur rachunkowych decyduje się na inwestycje w kolejne rozwiązania.

Według raportu ACCA “Embracing robotic automation during the evolution of finance”, ponad 50% kadry kierowniczej w branży księgowej spodziewa się rozwoju zautomatyzowanych systemów wspomagających ich pracę. Nie pozostanie to bez wpływu na księgowość, sprawiając, że optymalizacja procesów będzie lepsza zarówno w małych, jak i większych firmach. Również podejmowanie decyzji w oparciu o dane stanie się dużo szybsze.

Księgowy, który w swojej pracy wykorzystuje technologie, zyskuje czas. Może go spożytkować na inne zadania, takie jak obsługa klientów lub przygotowanie deklaracji. Nowe rozwiązania mogą bowiem pomóc nie tylko w odczytywaniu dokumentów, ale także w gromadzeniu ich w elektronicznym archiwum. Ułatwią tym samym zarządzanie dokumentami w biurze rachunkowym – wyjaśnia Krzysztof Wojtas, prezes zarządu BrainSHARE IT, producenta programu SaldeoSMART.

Roboty oraz oprogramowanie wspomagające pracę

W najbliższych latach w rachunkowości pojawi się jeszcze więcej innowacji. Wiele wskazuje na to, że docenione zostaną zwłaszcza te firmy, które proponują swoim użytkownikom oprogramowanie pozwalające optymalizować procesy oraz minimalizować zadania manualne.

Jak wskazuje raport “Accounting Software Market” firmy Fortune Business Insights, wartość rynku oprogramowania księgowego będzie wzrastać. Już teraz na świecie istnieje duże zapotrzebowanie na platformy do zarządzania arkuszami kalkulacyjnymi czy też do lepszego zrozumienia zarządzania podatkami. Do 2024 roku rynek ten ma rosnąć średnio o 8,5% rocznie.

Sporą pomocą w działaniach księgowych stają się też roboty, czyli programy oparte na odpowiednich algorytmach, nauczone wykonywania powtarzalnych zadań. Wiele z nich funkcjonuje już w biurach. Zajmują się tam między innymi przenoszeniem danych czy generowaniem raportów. Niekiedy angażowane są również w wystawianie zaświadczeń dla pracowników bądź tworzenie listy płac. Roboty mogą zatem zostać szybko wdrożone w konkretne zadania i dobrze radzą sobie we współpracy z innymi technologiami, jak chociażby z OCR, czyli optycznym rozpoznawaniem znaków.

- Kolejne nowości pojawiające się w pracy księgowego nikogo już nie dziwią. Co ważne, pozwalają także na optymalizowanie innych działań, na przykład na porządkowanie zadań i delegowanie ich pracownikom, czyli na zarządzanie pracą biura rachunkowego. Mając dostęp do systemu usprawniającego pracę, każdy wie, w którym miejscu znaleźć poszukiwane informacje oraz kto nad czym pracuje – mówi Krzysztof Wojtas.

Blockchain

Blockchain już wkrótce może się okazać technologią, która zmieni księgowość i sposób przetwarzania płatności podatkowych. Dzięki tej metodzie można przechowywać i przesyłać informacje w sposób całkowicie bezpieczny, bo w zaszyfrowanej formie.

Czym wyróżnia się blockchain? Posiada zabezpieczenie kryptograficzne oraz zapis chronologiczny danych. Co ciekawe, kolejne informacje można dodać tylko w sytuacji, gdy wszyscy użytkownicy danej sieci lub ich ustalona wcześniej liczba potwierdzą poprawność danych. Wszystko przechowywane jest w formie cyfrowej, co skutecznie eliminuje papierową dokumentację.

Outsourcing funkcji księgowych

Według raportu KPMG z 2018 roku „Outsourcing usług księgowych, prawnych i podatkowych w firmach w Polsce”, prawie 65% polskich firm decyduje się na zlecanie prowadzenia finansów zewnętrznym biurom rachunkowym. Pozwala to osiągnąć wiele korzyści, między innymi ograniczyć nieco koszty zatrudnienia, takie jak pensje, podatki czy wydatki na szkolenia, i tym samym zwiększyć rentowność firm.

Uważa się, że outsourcing usług księgowych to jeden z najszybciej rozwijających się obszarów w branży. Jest to możliwe również dzięki temu, że na takie rozwiązanie decyduje się już wiele średnich firm, zatrudniających do 100 pracowników.

Analiza danych

Nie jest to zupełnie nowy obszar dla rachunkowości, niemniej obecnie analizę danych uznaje się za bardziej wydajną niż jeszcze kilka lat temu. Korzystanie z technologii na szerszą skalę sprawiło, że branża może skupić się na analizowaniu informacji. Księgowi stają się więc doradcami dysponującymi unikalnymi umiejętnościami związanymi z analizą danych. Badając liczby, firmy uzyskują ważne informacje, pozwalające im nie tylko ulepszać procesy, ale także lepiej zarządzać ryzykiem oraz zwiększać wydajność.

Ponadto, dzięki kolejnym odkryciom analitycznym księgowi będą mogli zająć się dekodowaniem danych, aby móc lepiej podejmować decyzje. Podejście hybrydowe, łączące zarówno rozwiązania, jak i usługi doradcy finansowego, już wkrótce stanie się codziennością. Używanie zaawansowanych technologii pozwoli ulepszyć jakość takich usług jak budowanie strategii, wzrost rentowności czy wywiad biznesowy. Wyeliminowanie powtarzalnych zadań, z którymi księgowi mają zwykle do czynienia, da im zatem możliwość wygospodarowania większej ilości czasu na analizę danych, wyciąganie wniosków oraz trafne udzielanie porad klientom.

Sprawniejsza obsługa klientów

Księgowi stawiają dziś już nie tylko na mailową czy telefoniczną komunikację, ale także na kontakt poprzez aplikacje i specjalne programy. W tym przypadku dokumenty są udostępniane online, zaś przedsiębiorcy mogą do nich sięgnąć w dowolnym momencie, nawet korzystając z urządzeń mobilnych. Możliwość sprawdzenia ważnych danych oraz ich omówienia jest bardzo cenna zwłaszcza w czasach pandemii.

Wiele wskazuje również na to, że w najbliższej przyszłości nie ulegnie zmianie wykorzystywanie mediów społecznościowych w budowaniu relacji z klientami oraz eksperckiego wizerunku w ich oczach. Według badania “Your ahead 2020” przeprowadzonego przez Accounting Today, najczęściej wykorzystywanymi w tych celach platformami były LinkedIn, Facebook oraz Twitter.

Na korzystanie z LinkedIn decydowały się głównie duże i średnie firmy, natomiast w przypadku Facebooka proporcje zaczynają się wyrównywać. Prowadzenie działań w tym medium deklaruje 53% małych firm, 59% średnich oraz 66% należących do największego sektora. Co ciekawe, w przypadku Twittera liczby stają się dużo mniejsze. Używa go tylko 39% dużych firm, 22% średnich oraz 21% małych. Nadal są to jednak platformy pozwalające zwiększyć rozpoznawalność firm i utrzymać kontakt z klientami.

Technologie coraz częściej usprawniają pracę księgowych. Niektóre z nich, choć pierwotnie nie zostały pomyślane w tym celu, dziś są prawdziwym wsparciem w branży rachunkowości, pomagając znaleźć czas na zadania wymagające analizy dostępnych danych. Dzięki innowacjom praca może być szybsza, bardziej opłacalna, a także lepiej zaplanowana. Warto z tego skorzystać.