20-10-2015, 00:00
Redukcja kosztów i optymalizacja procesów w firmie to obecnie podstawa przewagi konkurencyjnej. Nie wystarczy oferować dobrego produktu czy usługi. Trzeba jeszcze robić to szybko i stosunkowo tanio.
Im zatem niższe koszty prowadzenia działalności, bardziej sprawny zespół pracowników i szybsza reakcja na zapotrzebowanie rynku, tym lepiej może rozwijać się działalność. Jak w optymalizacji kosztów może pomóc elektroniczny obieg dokumentów?
Oszczędność czasu
Najważniejszą i najbardziej mierzalną oszczędnością firmową wynikającą z wdrożenia elektronicznego systemu obiegu dokumentów jest zdecydowanie oszczędność czasu.
Osiąga się ją na kilka sposobów, wśród których są m.in.:
Czas to pieniądz – każda oszczędność czasu przekłada się zatem na redukcję kosztów prowadzenia działalności.
Oszczędność kosztów
Każdy papierowy wydruk to koszt zakupu papieru i tonera. Według raportu KPMG „Wykorzystanie papieru w przedsiębiorstwach działających w Polsce” w przeciętnej firmie marnuje się około 8,2% papieru, co przekłada się na 50 kartek na pracownika miesięcznie. Taka ilość wydaje się mała, ale już przy 50-osobowej firmie mamy zmarnowanych 5 ryz papieru – a rocznie to ponad 600 zł strat (nie licząc tonera). Do tego dochodzi kwestia miejsca przeznaczonego na przechowywanie dokumentów, które powinny być zawsze „pod ręką”. Mając zaś archiwum online i wdrożony elektroniczny obieg dokumentów zmniejszają się zarówno koszty druku, jak i koszty przechowywania dokumentów.
Oszczędność zasobów ludzkich
Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów pomaga sprawniej zarządzać procesami zachodzącymi w firmie. Uporządkowane, elektroniczne archiwum online pozwalające na szybkie wyszukanie każdego dokumentu, jego podgląd w systemie (bez konieczności sięgania po papierowy wydruk) oraz szybka informacja na temat tego, kto aktualnie pracuje nad dokumentem i na jakim etapie znajduje się każda sprawa, to również redukcja poziomu stresu w miejscu pracy, jaki odczuwa pracownik. Według Europejskiej Agencji Bezpieczeństwa i Zdrowia w Pracy stres w pracy, który ujawnia się, kiedy wymagania środowiska przekraczają zdolności i kompetencje pracowników, bardzo mocno oddziałuje na ich zdrowie i samopoczucie. Przy stresogennym środowisku podwładni częściej cierpią na dolegliwości psychofizyczne, chorują (czyli opuszczają więcej dni pracy), spada ich efektywność, a do tego rośnie ich rotacja (generująca dodatkowe koszty związane z rekrutacją i wdrażaniem nowych pracowników). Usprawnienie obiegu dokumentów wpływa zatem pośrednio na redukcję kosztów osobowych w firmie – nie tylko dzięki temu, że można zatrudnić mniej osób, ale przede wszystkim poprzez stworzenie bardziej przyjaznego i sprzyjającego efektywności miejsca pracy.
Artykuł został dodany przez firmę
Inne publikacje firmy
Podobne artykuły
Komentarze