U podstaw wielu decyzji o założeniu własnego biznesu stoi marzenie o byciu sobie samemu sterem, żeglarzem i okrętem. Pierwsze zderzenie tej romantycznej wizji z twardą rzeczywistością wywołują biurokratyczne obowiązki przedsiębiorcy. Problem komplikuje dodatkowo kwestia przechowywania faktur elektronicznych.

Jednym z najważniejszych aspektów firmowej egzystencji jest przechowywanie dokumentów księgowych – ksiąg podatkowych, ewidencji, rejestrów, dowodów księgowych, dokumentów inwentaryzacyjnych i sprawozdań finansowych.

Stąd konieczność przechowywania wszystkich dowodów transakcji i faktur (faktura elektroniczna jest traktowana tak samo jak tradycyjna) . Istotne jest też zabezpieczenie korekt i duplikatów faktur.

Zamykając rok podatkowy, powinniśmy również uzupełnić dokumentację o deklarację podatkową (kopię).

Jak i gdzie przechowywać dokumenty w firmie?

Po pierwsze – w razie kontroli skarbowej należy zapewnić urzędnikom swobodny dostęp do dokumentów księgowych. Po drugie - warto zadbać o bezpieczeństwo i porządek dokumentów. Nie tylko nie powinny dostać się w niepowołane ręce – warto je również dobrze sklasyfikować, opisać i posegregować. Unikniemy chaosu i tracenia czasu na niepotrzebne poszukiwania.

Możemy również oddać zarządzanie archiwum zewnętrznej firmie księgowej (trzeba to zgłosić we właściwym dla miejsca prowadzenia działalności Urzędzie Skarbowym w ciągu 15 dni od przekazania dokumentów do biura księgowego).

A co z dokumentami elektronicznymi?

Coraz częściej tradycyjne dokumenty są zastępowane wersjami elektronicznymi. Faktura elektroniczna zawędrowała pod strzechy.

Faktura elektroniczna to elektroniczny odpowiednik faktury papierowej, zawierający te same dane i posiadający taką samą wartość pod względem prawnym. Wymagania dotyczące faktur (tradycyjnych i elektronicznych) zdefiniowane są w ustawie o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz. 535). Ustawa podkreśla konieczność zapewnienie dla faktur elektronicznych autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności.

Wszystkie te wymogi spełnia System Archiwizacji Faktur Elektronicznych Edison.

SAFE to sprawdzone rozwiązanie archiwizacji faktur elektronicznych. Zastosowane technologie i infrastruktura centrum danych gwarantuje pełne bezpieczeństwo, a nowoczesny interfejs użytkownika wygodę korzystania z aplikacji.

SAFE to wygodny wirtualny magazyn, w którym zarchiwizowane faktury elektroniczne są dostępne on-line za pomocą dowolnej przeglądarki internetowej. Intuicyjny, prosty w obsłudze interfejs oferuje przejrzysty układ dokumentów, ułatwia nawigację, skraca czas poszukiwania potrzebnych informacji i ułatwia analizy biznesowe.

Nie trzeba już drukować pdf-ów i wkładać ich w segregatory!

By dowiedzieć się więcej, skontaktuj się z naszym biurem – EDISON S.A. tel. 12 425 09 70 / [email protected]