google

    rachunkowość, biuro rachunkowe, usługi rachunkowe

    Kursy walut 18.03.2019
    1 USD
    3.7876
    -0.0138
    1 EUR
    4.2993
    -0.0044
    1 CHF
    3.7838
    -0.0025
    1 GBP
    5.0199
    -0.0207
    1 RUB
    0.0586
    0.0004
    Newsletter
    Otrzymuj wiadomości o nowościach w branży
    Podaj imię i nazwisko:
    Twój adres email:
     
    Zobacz na mapie
    Chcę dodać:
    W zasięgu km

    • Jak od 2019 r. ustalać okres przechowywania akt osobowych

    Firma zatrudniła pracownika 1 czerwca 1998 r. na umowę o pracę na czas określony do 31 lipca 1999 r. Pracownik został zatrudniony ponownie od 19 października 1999 r. i pracuje do dnia dzisiejszego. Ile będzie wynosił okres przechowywania jego akt osobowych?

    Dokumenty pracownika powinny być przechowywane przez 50 lat od ustania stosunku pracy. 

    Jak od 2019 r. ustalać okres przechowywania akt osobowych
    Przy czym pracodawca może skrócić okres przechowywania dokumentów związanych ze stosunkiem pracy nawiązanym 19 października 1999 r. jeśli złoży za pracownika raport informacyjny do ZUS (zakładając, że nie są to prace górnicze). Takiej możliwości nie ma jednak w odniesieniu do zatrudnienia w okresie od 1 czerwca 1998 r. do 31 lipca 1999 r. Dokumenty te powinny być przechowywane przez 50 lat.

    Dokumenty zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. – przechowywane przez 50 lat

    Dotychczas dokumentacja pracownicza była przechowywana przez 50 lat. Od 1 stycznia 2019 r. na podstawie ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018r., po. 357) okres ten uległ skróceniu do 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy pracownika.

    Nowy, krótszy okres przechowywania dokumentacji dotyczy osób zatrudnianych od 1 stycznia 2019 r. Natomiast dokumenty pracowników zatrudnionych przed tą datą są objęte co do zasady 50-letnim okresem przechowywania. Dotyczy to zarówno osób, których stosunki pracy ustały przed 1 stycznia 2019 r., jak i osób, które w tej dacie są nadal zatrudnione.

    Kiedy można skrócić okres przechowywania akt

    Wspomniany 50-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej może w niektórych przypadkach ulec skróceniu do 10 lat. Taka możliwość dotyczy dokumentacji osób zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., których stosunki pracy trwały w dniu 1 stycznia 2019 r. (czyli w momencie zmiany przepisów). Do takich dokumentów stosuje się wówczas przepisy przejściowe wspomnianej nowelizacji, które zakładają, że pracodawca będzie mógł skrócić pierwotny 50-letni okres przechowywania dokumentów, jeśli złoży za takich pracowników raport informacyjny do ZUS. W takim przypadku okres przechowywania akt osobowych byłego pracownika zostanie skrócony do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.

    Możliwość ta nie dotyczy jednak dokumentów pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. Te będą musiały być przechowywane „po staremu”, czyli przez 50 lat, ponieważ przepisy nie przewidują możliwości składania raportów informacyjnych.

    Dokumenty pracownicze w praktyce

    Z pytania wynika, że pracownik był zatrudniony w okresie od 1 czerwca 1998 r. do 31 lipca 1999 r., po czym powrócił po przerwie do zakładu z dniem 10 października 1999 r. i pracuje do dziś. W takiej sytuacji dokumenty pracownicze powinny być przechowywane przez 50 lat od ustania stosunku pracy. Przy czym pracodawca może skrócić okres przechowywania dokumentów związanych ze stosunkiem pracy nawiązanym 19 października1999 r. jeśli złoży za pracownika raport informacyjny do ZUS (zakładając, że nie są to prace górnicze). Wówczas takie dokumenty będzie mógł przechowywać zgodnie z nowymi zasadami stosując skrócony okres. Takiej możliwości nie ma jednak w odniesieniu do zatrudnienia w okresie od 1 czerwca 1998 r. do 31 lipca 1999 r. Dokumenty te powinny być przechowywane przez 50 lat od ustania stosunku pracy.

    Podstawa prawna:

    • art. 946 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r., poz. 917, ze zm.),
    • art. 7 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r., po. 357).
       

    Katarzyna Wrońska-Zblewska

    Prawnik, specjalista prawa pracy

    Ekspert Portalu Kadrowego Portalkadrowy.pl

    Aby w pełni wykorzystać funkcjonalność portalu
    wymień swoją przeglądarkę na nowszą wersję.