Wydawałoby się, że powszechny dostęp do Internetu oraz digitalizacja znacząco przyczynią się do zmniejszenia zużycia papieru. Tak się jednak nie stało - zapotrzebowanie na ten surowiec wciąż rośnie, a organizacje zbyt długo zastanawiają się nad wprowadzeniem tzw. “dobrych praktyk” i zamianą uciążliwej papierologii na bardziej efektywne rozwiązania technologiczne . Jakie zalety ma elektroniczne przetwarzanie dokumentacji i dlaczego wciąż boimy się z niego korzystać?

Co sekundę na świecie wycinany jest hektar lasu, z którego 14% przeznaczane jest na produkcję papieru. W ciągu ostatnich 400 lat zapotrzebowanie na ten surowiec wzrosło aż o 40% i wciąż rośnie, co przyczynia się do degradacji terenów zielonych, a co za tym idzie, zmniejszania się jedynych naturalnych zasobów tlenu, jakie posiada nasza planeta.

Tymczasem już kilka lat temu udowodniono, że praca z papierowymi dokumentami jest mało efektywna i niepotrzebnie zabiera nam około 6h tygodniowo. Mimo to nadal decydujemy się na marnowanie tego czasu, wiedząc jednocześnie, że korzystniejsze rozwiązanie jest tuż na wyciągnięcie ręki. Czy w przypadku dokumentacji elektronicznej biznes może się jeszcze czegokolwiek obawiać? A może to tylko strach przed zmianą i siła przyzwyczajeń do niewydolnych, ale znanych rozwiązań?

Papier nie taki bezpieczny

Zdaniem niektórych przedsiębiorców, jedną z największych zalet dokumentów papierowych jest bezpieczeństwo związane z ich przechowywaniem i przetwarzaniem. Kartka A4 trzymana w ręce czy przechowywana w opasłych segregatorach rzeczywiście może dawać poczucie kontroli nad prowadzoną dokumentacją. Niestety, jest to tylko iluzja, w rzeczywistości bowiem trudno jest zapanować nad piętrzącą się stertą faktur, umów czy ofert, które uwielbiają się gubić albo trafiać w niepożądane ręce.

- Decydując się na prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej, znacznie zwiększamy bezpieczeństwo firmowych danych. Systemy przeznaczone do obiegu takich dokumentów są solidnie zabezpieczone i wyposażone w szereg procedur, dzięki którym żadna nieupoważniona osoba nie ma możliwości wglądu w elektroniczne archiwum. Tego samego nie można powiedzieć o tradycyjnej dokumentacji, której przetwarzanie obarczone jest dużym ryzykiem i pochłania nieprzyzwoite ilości papieru oraz cennego czasu - podkreśla Edyta Wojtas, wiceprezes i analityk biznesowy w SaldeoSMART.

Warto zauważyć, że najważniejsze instytucje państwowe już dawno przeszły z tradycyjnych systemów obsługi petentów na bezpieczniejsze i ekologiczne, elektroniczne rozwiązania. W Zakładach Ubezpieczeń Społecznych od dawna możemy składać e-deklaracje zamiast wielostronicowych zeznań papierowych, podobnie sytuacja wygląda w Urzędach Skarbowych. Co więcej, już w przyszłym roku rozliczymy się z fiskusem wyłącznie za pomocą elektronicznego dokumentu - czy zatem uparte trwanie przy papierowych wydrukach ma jeszcze jakikolwiek sens?

Wyłącz drukarkę, włącz myślenie

Według badań przeprowadzonych w zeszłym roku przez KPMG, aż 3 na 4 pracowników nie potrafi zrezygnować z wydruków papierowych (“Zachowania proekologiczne i poziom zdigitalizowania wśród pracowników biurowych”, 2017). Tymczasem wdrażanie dobrych praktyk w organizacji należy zacząć przede wszystkim od edukacji, która eliminuje strach przed zmianą i zachęca pracowników do wdrażania oraz propagowania proekologicznych nawyków.

- Problem z papierowymi wydrukami to walka ze starymi przyzwyczajeniami, których pielęgnowanie przyczynia się do degradacji ekosystemu. Ludzie potrzebują zrozumiałych i udokumentowanych przykładów, aby z większym zaufaniem spojrzeć w stronę nowych rozwiązań. Wystarczy im pokazać, że zamiast robić kilka papierowych kopii dla każdej osoby, istnieje możliwość nadania  całemu zespołowi uprawnień do pracy z tym samym dokumentem ale w wersji elektronicznej, co znacząco skraca czas jego przetwarzania oraz przy okazji przyczynia się do oszczędności na poziomie 1 kilograma papieru dziennie. Taki prosty zabieg zasieje pierwsze ziarno zmiany, które przy wsparciu kształtowania się odpowiedzialnej  kultury organizacyjnej szybko zamieni się w dorodną roślinę - mówi Edyta Wojtas z SaldeoSMART.

Blisko 60% Polaków używa drukarki podczasy wykonywania pracy zawodowej (KPMG, 2017), a co za tym idzie, ponad połowa obywateli tego kraju codziennie decyduje o dalszym losie drzew, które zaopatrują nas w tlen i chronią przed zanieczyszczeniami powietrza. Co więcej, tak niewielka i niewymagająca wysiłku zmiana, jak drukowanie dwustronne czy częstsze przetwarzanie e-dokumentów, ma wręcz zbawienny wpływ na nasz ekosystem. I choć aby przyczynić się do ochrony polskich lasów wcale nie trzeba od razu korzystać z najnowocześniejszych systemów elektronicznych, warto pamiętać, że współczesna technologia oferuje rozwiązania, którym papier już dawno nie jest w stanie dorównać.