Większość  przedsiębiorców na hasło – pełna księgowość – poważnieje, zamiera, i z niepokojem zaczyna szukać w pamięci jej definicji oraz zasad prowadzenia. Dlaczego? Ponieważ pełna księgowość stanowi najbardziej złożony i skomplikowany, ale - co nie bez znaczenia, również najbardziej precyzyjny i wyjątkowo dokładny system księgowania. Co za tym idzie, oddaje sytuację finansową danej firmy lub przedsiębiorstwa w sposób najbardziej rzetelny i godny zaufania. Czym właściwie jest, kogo obowiązuje i jakie zalety płyną z prowadzenia w firmie pełnej księgowości, postaramy się wyjaśnić poniżej.

Już na początku zaznaczmy jednak, że pełna księgowość nie jest niczym innym, jak po prostu jednym z systemów ewidencjonowania przychodów oraz kosztów firmy, a także stanu majątku całego przedsiębiorstwa. Co ważne, obejmuje ona również wartość majątku, który zawarty jest w wyposażeniu, towarach, na kontach oraz w gotówce, dlatego jest niezwykle precyzyjna i wiarygodna.

Czym dokładnie jest pełna księgowość i do czego służy?

Pełna obsługa księgowa przedsiębiorstw jest częścią rachunkowości i stanowi wyjątkowo rozbudowany, dokładnie sformalizowany i, na pierwszy rzut oka, skomplikowany system ewidencji zdarzeń gospodarczych, zaistniałych w firmie w okresie trwania całego roku podatkowego. Co istotne, pełna księgowość służy nie tylko do rejestrowania przychodów oraz związanych z nimi kosztów czy do obliczenia należnych podatków, ale także – a może, przede wszystkim – do stworzenia pełnego obrazu finansów przedsiębiorstwa. Dzięki generowaniu szczegółowych informacji na temat sytuacji firmy, na każdym stopniu rozwoju i w każdym przedziale czasowym, prowadzenie pełnej ewidencji księgowej może wspomóc przedsiębiorców – zwłaszcza początkujących lub znajdujących się na wczesnym etapie prowadzenia działalności – w efektywnym zarządzaniu firmą. Co więcej, pełna księgowość może także być cennym narzędziem wykorzystywanym między innymi do kontroli sytuacji finansowej przedsiębiorstwa oraz prowadzenia analizowania genezy zysków i strat przez firmę przynoszonych.

Co wyróżnia pełną księgowość?

W przeciwieństwie do księgowości uproszczonej, na przykład prowadzonej na podstawie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, w księgowości pełnej każda, najmniejsza i pozornie nieistotna operacja – jak wpływ do kasy, uszkodzenie towaru, przelewy z banku, zaciągnięcie kredytu, zapłata za towar czy wzięcie towaru z odroczoną płatnością – znajduje odzwierciedlenie w ewidencji. Ponadto tym, co wyróżnia taki sposób księgowania – i co czyni go szczególnie skomplikowanym, jak twierdzą niektórzy – jest z pewnością system podwójnego zapisu, czyli obowiązek uwidocznienia każdej operacji na dwóch, niezależnych kontach. Zatem każda, nawet najdrobniejsza wartość pieniężna, która przepływa przez firmę, nie pozostanie niezauważona i z pewnością znajdzie odzwierciedlenie w ewidencji. Pełna księgowość uwzględnia bowiem także wszelkie operacje bezgotówkowe – jak na przykład spadek wartości środków trwałych lub groźba wypłaty odszkodowania – które mogą mieć wpływ na wyniki finansowe przedsiębiorstwa. Dla zapewnienia poczucia bezpieczeństwa przedsiębiorców, wszystkie zasady ewidencjonowania zdarzeń gospodarczych są równe dla firm i ściśle opisane w ustawach oraz zbiorach ustaw, do których zawsze można się odnieść, gdy jakieś działania wzbudzą podejrzenia lub wydadzą się niewłaściwe.

Kogo obowiązuje pełna obsługa księgowa?

Obecnie do prowadzenia pełnej księgowości bądź korzystania z usług wykwalifikowanych księgowych, zobowiązane są między innymi:

• osoby fizyczne, spółki cywilne, jawne i partnerskie osób fizycznych oraz spółdzielnie socjalne, których wartość przychodów za poprzedni rok obrotowy wynosi co najmniej równowartość kwoty 2 000 000 euro po przeliczeniu na walutę polską;
• spółki handlowe oraz spółki cywilne, a także inne osoby prawne (z wyłączeniem Skarbu Państwa i Narodowego Banku Polskiego);
• jednostki organizacyjne działające na podstawie prawa bankowego, przepisów o obrocie papierami wartościowymi, przepisów o funduszach inwestycyjnych, przepisów o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, przepisów o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych lub przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych – bez względu na wielkość przychodów;
• gminy, powiaty, województwa oraz ich związki.

Czy warto skorzystać z instytucji zewnętrznej oferującej usług księgowe dla firm?

Odpowiedź na powyższe pytanie można w zasadzie zawrzeć w jednym zdaniu: tak, zdecydowanie warto. Dlaczego? Ponieważ prowadzenie pełnej ewidencji księgowej jest procesem skomplikowanym i o wysokim stopniu sformalizowania. Nie należy zapominać, że ten rodzaj księgowości wymaga bardzo skrupulatnego odnotowania każdej, najdrobniejszej płatności, również bezgotówkowej. Wymaga więc od księgowego szczegółowej analizy stanu konta i wyjątkowej skrupulatności w prowadzeniu dokumentacji rozliczeniowej. Dobrym rozwiązanym dla przedsiębiorców może być na przykład skorzystanie z Systemu ING KsięgowośćOnLine: https://www.ingksiegowosc.pl/ksiegowosc-pelna. Prowadzenie księgowości w takiej formie umożliwia otrzymanie wsparcia dedykowanych fachowców, takich jak doradcy księgowi oraz specjaliści kadrowo-płacowi, oraz daje szybki i wygodny dostęp do wszystkich dokumentów, faktur czy raportów przechowywanych w chmurze. Ponadto, serwis oferujący księgowość dla firm czuwa nad płynnością finansową przedsiębiorstwa i analizuje terminarz płatności, a nawet pomaga w windykacji, generując monity oraz wezwania do zapłaty.

Podsumowując, prowadzenie pełnej księgowości stanowi skomplikowany i złożony proces. Należy pilnować terminowego oraz systematycznego prowadzenia wszystkich ksiąg i odnotować każdy ruch finansowy przedsiębiorstwa. Dlatego warto skorzystać z fachowych usług księgowych dla firm.