Od lat jesiennym rytuałem jest przygotowanie się do sezonu infekcji, w szczególności szczepienia przeciw grypie. Przełom 2014/2015 to okres, który zakończył się wynikiem ponad 3,7* mln zachorowań i podejrzeń grypy, ponad 12,2 tys. hospitalizacji i 11 zgonów. Dla pracodawcy grypa wśród pracowników stanowi duży problem. Na szczęście wydatek ponoszony celem sfinansowania szczepień ochronnych może być ujęty w kosztach przedsiębiorstwa.

Grypa to wysoce zakaźna choroba układu oddechowego, przenoszona drogą kropelkową. Blisko 25 proc. zwolnień lekarskich wystawianych jest z powodu tego właśnie wirusa. Okres zakaźności rozpoczyna się nawet na dwa dni przed pojawianiem się pierwszych oznak choroby. Już w tym czasie dochodzi do emisji wirusa nawet na 20 proc.** współpracowników. Chory pracownik może być źródłem zakażenia przez kilka dni, gdzie średnio około 4 dni może przebywać na zwolnieniu lekarskim. Po czym dojście do pełnej formy może trwać jeszcze przez dwa tygodnie. Osoby wykonujące swoje obowiązki służbowe podczas choroby mają obniżony czas reakcji od 20 do 40 proc., co może spowodować ogromne koszty dla pracodawcy, gdy np. pracownik nieopatrznie popełni błąd  będąc operatorem precyzyjnego sprzętu lub obsługując urządzenia w fabryce.

Dla pracodawcy grypa wśród pracowników stanowi problem nie tylko logistyczny, ale również finansowy, na które składają się koszty pośrednie takie jak;

• absencja pracownika przebywającego na zwolnieniu,
• zastępstwo na czas choroby,
• utracona produktywność.

Koszty szczepień

Koszty bezpośrednie ponoszone przez społeczeństwo na leczenie grypy, m.in. wydatki na leki i opiekę medyczną, to około 43,5 mln zł rocznie. Jednocześnie oszacowane zostały koszty pośrednie, ponoszone przez polską gospodarkę i wynikające z absencji pracowników lub ich obniżonej wydajności w skali roku, kształtujące się na poziomie 836 mln zł. W sytuacji wystąpienia epidemii koszty te mogą być nawet kilkukrotnie wyższe. 

Chcą uniknąć ryzyka zwiększonej absencji i ponoszenia dodatkowych kosztów finansowych, zachowując przy tym pełną produktywność wśród swoich pracowników, coraz więcej pracodawców podejmuje decyzje o profilaktycznych szczepieniach. Z perspektywy prowadzenia firmy jest to wydatek racjonalny, ponieważ poczyniona inwestycja w swoich pracowników mająca na celu zmniejszenie ich absencji jest uzasadniona względami ekonomicznymi. Dodatkowym bonusem jest możliwość ujęcia tego rodzaju rozchodu w kosztach uzyskania przychodów.

* Meldunek epidemiologiczny NIZP-PZH, dostępny na www.pzh.gov.pl.
** Grypa w pracy. Nie daj grypie zarządzać swoją firmą - poradnik opracowany na potrzeby Społecznej Kampanii Informacyjnej w ramach działań Ogólnopolskiego Programu Zwalczania Grypy, Warszawa 2013r.

Świadczenie finansowane przez firmę

Firma chcąca sfinansować pracownikom szczepienie przeciw grypie jest zobowiązana do  odpowiedniego udokumentowania tego wydatku. Należy pamiętać, iż dotowanie przez pracodawcę tego typu świadczenia zdrowotnego wyłącznie ze środków zakładu pracy dla pracowników etatowych staje się ich przychodem w ramach obowiązującej umowy o pracę. Każdorazowo od wartości szczepienia przypadającej na każdą z tych osób właściciel firmy powinien odprowadzić składki i zaliczkę na podatek.

Gdy zapis o możliwości skorzystania ze szczepienia po niższej cenie niż ta, za którą pracownik nabyłby tą usługę osobiście jest zawarty np. w regulaminie wynagradzania lub układzie zbiorowym pracy i jednocześnie zatrudnieni partycypują częściowo (nawet symbolicznie) w koszcie szczepienia, wówczas świadczenie to jest dodatkowo zwolnione ze składek ZUS. Przychodem pracownika jest wtedy różnica między wartością szczepienia a odpłatnością ponoszoną przez zatrudnionego.

Zdarza się, że firmy finansują swoim pracownikom abonamenty medyczne w prywatnych placówkach opieki zdrowotnej, które również obejmują szczepienia w ramach pakietu. Zgodnie z wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. przychodem dla pracownika staje się wtedy wartość całego abonamentu wykupionego przez pracodawcę bez konieczności dodatkowego rozliczania szczepień profilaktycznych.

Zapisy w regulaminie pracy - PRZYKŁAD

W zakładowym regulaminie wynagradzania widnieje zapis, zgodnie z którym każdego roku będzie prowadzona akcja szczepień przeciw grypie częściowo finansowana przez pracowników. Pracodawca w trosce o sprawne funkcjonowanie firmy zaproponował sfinansowanie szczepień. W pierwszej połowie października 2015 r. do szczepień przystąpili wszyscy zatrudnieni tym samym dopłacając po 5 zł. Jednostkowa wartość szczepienia wynikająca z dokumentu księgowego, jakim jest faktura to 50 zł. W tej sytuacji szczepienie opłacone przez pracodawcę nie jest podstawą do naliczenia składek ZUS, jednak ogólna wartość pomniejszona o dopłatę pracownika będzie podlegała opodatkowaniu. Oznacza to, iż każdemu pracownikowi do ogólnej kwoty stanowiącej podstawę opodatkowania należy doliczyć 45 zł. za październik.

Świadczenia chorobowe

Warto podkreślić, że wartość szczepionki wraz z usługą zaszczepienia nie wlicza się pracownikowi do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w okresie zatrudnienia. Należy ją jednak uwzględnić w podstawie zasiłku za okres po ustaniu tytułu ubezpieczenia. Wówczas ZUS doliczy tę wartość do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, gdy po rozwiązaniu umowy osoba ta będzie niezdolna do pracy.

PODSTAWA PRAWNA:

• art. 11 ust. 1, art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t. Dz.U. z 2012 r., poz. 361; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1767
• art. 18 ust. 1, art. 20 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych – j.t. Dz.U. z 2015 r., poz. 121; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1649
• art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych – j.t. Dz.U. z 2015 r. poz. 581; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1735
• art. 3 pkt 3, art. 36, art. 41, art. 48 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 159, ost. zm. Dz.U z 2015 r., poz. 1735
• § 2 ust. 1 pkt 26, § 5 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe – Dz.U. Nr 161, poz. 1106; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1967